İdari asistanlar ve kulüp sekreterleri toplantı tutanaklarını çeşitli şekillerde saklayabilir. Hem elektronik hem de basılı kopyaya sahip olmak en iyisidir, böylece bir kopya kaybolursa veya istemeden bozulursa bir başkasına destek olabilir.
Dosyayı Elektronik Olarak Kaydetme
Kuruluşunuzda bir toplantı olduğunda, bilgisayarınızda toplantı dakikalarını aynı yerde saklayın. Her seferinde benzer bir dosya adı verin, böylece gelecekte ihtiyacınız olan dosyayı bulmak kolaydır. Örneğin, kar amacı gütmeyen yönetim kurulu toplantı tutanaklarını “Board_Minutes_21 Nisan 2011” olarak belirleyebilir ve ardından gelecek ay “Board_Minutes_20 Mayıs 2011” olarak kaydedebilirsiniz. Dakikaları takip etmek için farklı türde toplantılarınız varsa, her birini farklı bir klasöre kaydedin.. Bunlardan biri “Yönetim Kurulu Toplantıları” ve diğeri de “Toplantılar” klasöründe tutulan ve “Personel Toplantıları” olarak adlandırılabilir.
Çevrimiçi depolama
Çevrimiçi bir belge depolama hizmetini kullanarak dakikalarınızı kaydedin. Bu hizmetler genellikle bir ücret talep eder, ancak bilgisayarınız veya sunucunuz düşerse, İnternete başka bir yerden erişebilir ve dosyalarınızı alabilirsiniz.
Fiyatlar
Çevrimiçi depolama şirketleri, ürünlerini test etmeniz için ücretsiz bir deneme süresi sunabilir. Örneğin LiveDrive, iki haftalık ücretsiz deneme sürümü sunar ve bir bilgisayar için aylık 6.95 ABD Doları, aylık olarak 16.95 ABD doları, Nisan 2011 itibariyle çevrimiçi yedeklemesi için aylık ücret alır. Her iki planın da sınırsız bant genişliği vardır. yükle ve indir). Elephant Drive'da 15 günlük ücretsiz deneme sürümü var. 2 bilgisayar için aylık 9,95 ABD Doları veya yıllık 99,50 ABD Doları tutarında 100 GB depolama alanlı bir plan sunar. Aile planı beş cihaza kadar kapsayan, ayda 19.95 dolar veya yılda 199.50 dolar için 500 GB’a kadar depolama alanına sahip.
Yazılı çıktı
Toplantı tutanaklarının bir kopyasını yazdırın. Toplantıların ayı ve yılı ile etiketli bölücülerinizi cilt içine koyun. Tutanakların kopyasını doğru ay ve yıl bölümüne yerleştirin. Bağlayıcılarınız doldukça, omurganın içindeki dakika yılını etiketleyin ve yeni bir bağlayıcıya başlayın. Bunlardan birine bir şey olması durumunda, toplantı tutanaklarınızın iki basılı kopyasını iki konumda saklayın.
