Herhangi bir iş yaptığınızda, paydaşları, yöneticileri ve müşterileri verimlilik, güvenilirlik ve güvenlik bekler. Bu özellikle finansal işlemler için geçerlidir. İç kontrol tüm iş veya organizasyon süreçlerinin bu talepleri karşılamasını sağlar. Bununla birlikte, iç kontrol kurulumunuzdaki zayıflıkları tespit etmek önemlidir. Bu eksiklikleri tespit etmenin birkaç yolu vardır ve bilgi size yardımcı olmak için mevcuttur. Örneğin, Menkul Kıymetler ve Borsalar Komisyonu, iç kontrollerin izlenmesi için kılavuzlar hazırladı.
Tüm iç kontrol prosedürlerinizi kataloglayın. Buna finansal işlemlerin belgelendirilmesi, ürün tasarımı ve testi, satın alma prosedürleri ve iç denetim de dahildir. Prosedürleri daha ayrıntılı olarak incelemeden önce neyle uğraştığınızı tam olarak öğrenin. Şirket veya kuruluşun diğerlerinden daha fazla risk altında olabilecek kısımlarını belirlemeye çalışın. Ayrıca kontrollerinizin tasarımını değerlendirin. Bu genellikle dokümantasyonu, organizasyonu, görevlerin ayrılmasını, geri bildirimi ve eğitimi içerecektir.
Tüm kontrol prosedürleriniz için bir risk değerlendirmesi yapın. İşletmenizdeki veya kuruluşunuzdaki en olası hataları belirleyin. Bir risk değerlendirmesi genellikle bir tablo şeklini alır. Her yeni risk üst üste konur. Riski incelemek için, neyin yanlış gidebileceğini, niçin, o sürecin sorumlusunu, onu kimin denetlediğini, çözümleri ve sorumlu kişinin ne zaman harekete geçtiğini belirten birkaç sütun ekleyin.
Bir iç denetim yapın. Bu, hisse senedi ve varlık stoklarını, nakit mutabakatını ve ödenecek hesapları içerir. Nakit mutabakatı, şirketin sahip olduğu likit nakit miktarının, gelir ve giderlerle karşılaştırıldığında doğru olduğu anlamına gelir. Ödenecek hesapları denetlemek, tüm ödemelerin doğru şirkete veya bireye gideceğini kontrol etmek anlamına gelir. Bunlara hem iç (hesap departmanı) hem de dış (bankalar) tüm finansal tablolara çapraz referans verilmelidir.
Personeli modern iç kontrol süreçleri ve yöntemleri konusunda eğitin. İç kontroller, işin diğer birçok yönü gibi, sürekli gelişir. Çalışanlarınızı değişikliklerden haberdar edin ve iyi eğitimli olmalarını sağlayın. Bilgi ve eğitim eksikliği, iç kontrol başarısızlıklarının kilit bir nedenidir. Çalışanların bilgilerini sınayın ve personel eğitimi sırasında inceleme oturumları düzenleyin.
İç kontrol personelinizi izleyin. Risk değerlendirmeleri genellikle iç kontrolü yapanlar tarafından yapılır. Dış denetimlerin izlenmesi veya yapılması, üçüncü bir tarafın, yerdeki kişinin veya ekibin kaçırdığı olası zayıf yönlerini belirlemesini sağlar. Bunlar, sürecin kendisinden onu kontrol edenlerin denetimine kadar değişebilir. Dış denetim şirketi genellikle bu denetimleri yapar. Çoğu işletmenin güvenilir dış denetçilerle ilişkileri vardır.
Müşteri ve paydaş geribildirimini inceleyin. Yaygın şikayetler var mı? Herhangi bir iç kontrol ihlali oldu mu? Örneğin, hatalı bir düğme gibi bazı müşteriler aynı ürün arızasını bildirirse, sorunu bulmak için şirketinizin prosedürlerinde geriye doğru çalışabilirsiniz. Bu genellikle, ters sırada, teslimat, montaj, üretim, test ve tasarımın gözden geçirilmesi anlamına gelir.
Departman raporlarına bakın. Şirketin daha kötüye giden veya beklendiği gibi iyileşmeyen alanlar var mı? Bu tür konular diğer faktörlerden kaynaklanıyor olabilir, ancak bir tür iç kontrol yetmezliğine de işaret edebilir. Her bölüm ne yaptığını kontrol edebilir ve izleyebilir; ancak departman raporlarının, işi bir bütün olarak yansıtması için birbirine bağlanması gerekir. Her bölümün, personelinin kontrol zayıflıklarını bildirmesi için yeterince güçlü bir mekanizma olup olmadığını inceleyin.
