Tüzük mektubu veya belge, bir projeyi veya kuruluşu yazılı olarak tanımlayan resmi imzalı bir kayıttır. Şart, hedefler ve görevler dahil olmak üzere projeyi belirlemek için tasarlanmıştır. Açıkça tanımlanmış hedeflerle, bir projenin başarılı olması daha muhtemel olacaktır. Kuruluşunuz veya şirketiniz, planın tüm yönleri üzerinde anlaşmayı sağlamak için büyük ölçekli bir projeye başlamadan önce tüzük mektubu oluşturmalı ve onaylamalıdır. Tüzük mektubu yazma adımları özel projenize bağlı olarak değişebilir, ancak bazı genel adımlar vardır.
Proje veya kuruluş adını tüzüğünüzün en üstüne ekleyin. Yöneticinin adını ve kuruluşun diğer önemli üyelerini ekleyin.
Kuruluşunuzun hedeflerini ve görevlerini, tüzüğünüzün açılış paragrafında tanımlayın. Kuruluşun tüm üyelerinin hedefler üzerinde ve bunların başarılabilir olduğu konusunda hemfikir olduklarından emin olun.
Kuruluşunuzun bir üyesi olmak için gereksinimlerin ne olacağını belirleyin. Örneğin, bir gençlik futbol kulübü için bir charter mektubu oluşturuyorsanız, tüzüğünüze yaş ve oturma şartlarını dahil edersiniz.
Derneğin nasıl yürütüleceğini düzenleyin. Belirli bir hiyerarşi varsa, bu ayrıntıları tüzüğe dahil edin. Örneğin, kuruluşunuzun yöneticileri, yöneticileri ve ekip liderleri varsa, her bir pozisyonun kime rapor vereceğini belirtmek istersiniz.
Kuruluşunuzun veya proje ekibinizin her bir üyesinin sorumluluklarını dahil edin. Şart mektubunuza ne kadar fazla ayrıntı eklerseniz, o zaman daha az karışıklık yaşanacaktır.
Şart mektubunuza değişikliklerin nasıl ekleneceğini belirten belirli bir bölüm ekleyin. Kaçınılmaz olarak, tüzüğünüze daha sonraki bir tarihte dahil edilecek başka bir şey düşüneceksiniz. Kuruluşunuzla değişiklik ekleme yolları için bir plan geliştirin.
Kuruluş üyelerinizle birlikte bildirge mektubunu inceleyin. Mümkün olduğunca fazla bilgi eklemeye çalışın. Bu yönetim dokümanıdır ve ayrıntılı olmalıdır.
Belgeyi imzalayın ve tarih atın. Tüzük mektubu oluşturulmasına yardım eden kurulun diğer üyeleri de tüzüğü imzalamalıdır. Kuruluş üyelerinize kopyalarını ve kulübünüzün kayıtlarında dosya kopyalarını sağlayın.
