Günümüzde işletmeler, etkili iletişimi kolaylaştırmak için birçok araca sahip oldukları için şanslılar. Mesajlaşma uygulamalarından video görüşmelerine ve çevrimiçi ekip işbirliği platformlarına, meslektaşlarınız, müşterileriniz, ortaklarınız ve iş paydaşlarınızla iletişim kurmanın bir yolu yoktur. İşletmeler, günlük süreçlerine dahil edebilecekleri birkaç farklı iletişim sistemi olsa da, hangi platformun kullanıldığına bakılmaksızın, etkili iletişimin nitelikleri hâlâ gerekmektedir.
Konuşmayı Dikkatle Dinle
Dinlemek, etkili iletişim için gerekli anahtar bir unsurdur. İş dünyasında, aktif dinleme uygulaması önemlidir; bu, birinin size ne dediğini duymak ve anlamak için çaba göstermek anlamına gelir. Bir meslektaşım sizinle bir müşteriyle ilgili bir sorun hakkında konuşuyorsa, bir çözüme girmeden önce detayları anlamak önemlidir.
İnsanlar, söyleyeceklerini dinlemek için zaman ayırmayan biriyle konuşmayı sevmezler. Meslektaşınıza aktif olarak listelediğinizi göstermek için, müşteriyle olan durumu anladığınızı göstermek için konuşma bölümlerini tekrarlayabilir veya tekrarlayabilirsiniz. Ayrıntıların açıklığa kavuşturulması için sorular sormak, aynı zamanda aktif olarak büyük resmi anlamak ve dinlemenin bir yoludur.
Kitlenizi Tanıyın
İzleyiciyi temel alan mesajı değiştirmek, etkili iletişim için bir kriterdir. Bir kişiye söyleyecekleriniz, organizasyondaki rollerine ve konu hakkındaki bilgilerine bağlı olarak bir başkası için doğru olmayacaktır. Mesajınızı etkili bir şekilde iletmek için, dilinizi, tonunuzu ve ortamınızı, izleyicileriniz için doğru olacak şekilde değiştirmeniz gerekir.
Örneğin, kuruluşunuzdaki bir yönetici ile konuşma şekliniz, iletinizin içeriği aynı olsa bile, bir arkadaşınızla konuşma şeklinizden farklı olabilir. Bazı insanlar iş arkadaşlarıyla gündelik iş dilini kullanırken üstleriyle daha resmi bir dil kullanırlar. Şirketinizin kültürü, iç ve dış paydaşlarla iletişim şeklinizi de etkileyecektir.
Kısa, Eksik ve Doğru Olun
Özlü, noktaya iletişim sağlamak, tekrarı ve hayal kırıklığını önlemeye yardımcı olur. Gereksiz ayrıntıları iletişimden kaldırarak, yanlış anlama olasılığını azaltabilirsiniz. Bugünlerde insanların dikkatleri kısa, bu yüzden mesajınızı on dakika içinde iletmek 30 dakika almaktan daha etkili. Örneğin, bir müşteriyle bir satış fırsatı hakkında görüşüyorsanız, sunumunuzu olabildiğince özlü tutarak zamanlarına saygı duyduğunuzu gösterin.
Etkili iletişim kısa ve öz olmakla birlikte, aynı zamanda tamamlanması gerekir. Bu, mesajın tüm ilgili gerçekleri içermesi gerektiği ve mantıklı bir şekilde organize edilmesi gerektiği anlamına gelir; bu nedenle takip etmesi kolaydır. Kiminle konuştuğuna bağlı olarak, bilmeyebilecekleri ayrıntıları verirken, bilgilerinin belirli yönlerini üstlenebilirsiniz. Mesajın tam anlamını sağlamak, etkili iletişim kurmanın anahtarıdır. Örneğin, yeni bir iş ortağıyla çalışıyorsanız ve onlardan malzeme satın alıyorsanız, onlara ihtiyaç duyduğunuz malzemelerin tüm özelliklerini sağlamanız çok önemlidir. Bu değerli bilgiyi sağlamadan, tedarikçi, hayal kırıklığına, gecikmelere ve zayıf ilişkilere yol açabilecek doğru parçaları teslim edemeyebilir.
Onları abartmadan olduğu gibi sunmak, iyi iletişim becerilerinin niteliklerinden biridir ve belirsizlik ve karışıklıktan kaçınır. Örneğin, bir müşterinin bir çalışanı ile yaşadığı şikayette bulunuyorsanız, sorunu anlamak için her iki taraftan da geribildirim almanız gerekir.
Mesaja Geri Bildirim Verin
Etkili iletişim, zamanında geri bildirim almayı ve almayı içerir. Geri bildirim, hem sizin hem de iletişim kurduğunuz kişinin mesajın doğru bir şekilde gönderilip gönderilmediğini göstermesine yardımcı olur. Geri bildirim tamamen temelde değilse, bu etkili bir şekilde iletişim kurmadığınızı veya alıcının anlamınızı tam olarak anlamadığını gösterebilir.
Bir iş ortamında, ekip içinde çalışırken geri bildirim çok önemlidir. Örneğin, yönetsel bir pozisyondaysanız, çalışanlarınıza performansları, rolleri ve müşterilerle iletişim becerileri hakkında yapıcı geri bildirim sağlamanız gerekir. Geribildirim ayrıca şirket moralini artırabilen ve kamaraderiyi artırabilen övgüler vermeyi içerir.
Geri bildirim sağlamanın yanı sıra, etkili iletişim de onu alır. Yapıcı geri bildirim, iş yerindeki performansınızı artırmak için kullanışlıdır. Şirket çapında bir toplantı sırasında bir konuşma yapmaktan sorumluysanız, örneğin, konuşmanızdan sonra personelinizden kilit üyelerden geribildirim almayı unutmayın. Geri bildirimleri, konuşmanızın iletinizin iletilmesinde etkili olup olmadığını size söyleyecek ve personelinizin iletişim kurmak istediğiniz ana noktaları anlayıp anlamadığını size gösterecektir. Onların geri bildirimleri, iletişim becerilerinizi geliştirmek için ihtiyaç duyduğunuz alanları da gösterecektir. Örneğin, eleştirinin konuşmanın çok uzun olması durumunda, bir dahaki sefere iletişiminizde daha özlü olmak için çalışabileceğinizi biliyorsunuz.
Konuşmanıza Saygı Göster
İletişim kurduğunuz insanlara saygılı olmak, etkili iletişim için önemli bir kriterdir. İnsanlar, onlara ve fikirlerine saygı gösterirseniz, sizinle iletişim kurmaya daha motive olurlar. Örneğin, bir müşteriyle ilk defa buluşuyorsanız, isimlerini kullanarak onlara hitap ederek saygı duymalarını sağlayabilirsiniz. İşlerini okumak için zaman ayırmak ve konuşmalarınızda onları ele almak, onlara saygı gösterme olasılığını göstermek için uzun bir yoldur.
Telefonda bir iş ortağıyla görüşüyorsanız, eldeki konuşmaya odaklanarak saygınızı gösterin. Telefonda konuşurken e-postanızı kontrol etmek veya internette gezinmek yerine, telefon görüşmesi sırasında onlarla bağlantıda kalmak, yapılacak saygılı şeydir.
E-posta üzerinden meslektaşlarınızla iletişim kurarken, mesajınızı tekrar okumak için birkaç dakika ayırın; bu nedenle yazım hatası ve yazım ya da dilbilgisi hataları yoktur. Mesajınızı dikkatli bir şekilde oluşturmak için zaman ayırarak saygı gösterirsiniz.
Sözsüz İletişimi Unutma
İletişim kurmak için kullandığımız kelimeler ilettiğimiz mesajın yüzde 10'undan azını oluşturuyor. Bu sözel olmayan sinyallerin etkili iletişim için kritik olduğu anlamına gelir. Sesinizin tonu, iletişim kurduğunuzda nasıl hissettiğinizi gösterir. Örneğin arkadaşça olmak istiyorsan, tonunun arkadaşça olduğundan emin ol.
El hareketleriniz, duruşunuz ve beden diliniz, kelimelerinizin anlamını aktarmaya yardımcı olur. Kollarınızı aşmak, göz teması kurarken savunmakta olduğunuz veya kapalı olduğunuza işaret eder, bağlantı kurmak istediğinizi gösterir.
Konuştuğunuz kişi tarafından iletilen sözsüz sinyallere dikkat edin. Duruşları, tonları ve beden dilleri, söyledikleriniz hakkında nasıl hissettiklerini gösterecek ve onlarla iletişim kurma şeklinize rehberlik edecektir.
İyi İletişim Sisteminin Gereksinimleri
İyi bir iletişim sistemi, eldeki iş için doğru iletişim sistemini seçmenizi gerektirir. Telefon, mesajlaşma, e-posta ve şahsen gibi birçok seçenek mevcut olduğunda, görüşme konusuna en uygun ortamı seçmelisiniz. Örneğin, patronunuzun pozisyonunuzdan istifa etmesi ya da zam istemi için metin yazmazsınız. Bu tür önemli sohbetler şahsen yapılmalıdır. Benzer şekilde, küçük işletme sorunları için, zamandan ve kaynaklardan tasarruf etmek için e-posta yoluyla iletilebilecek kişisel bir toplantıya ihtiyacınız yoktur.
