Çalışan çoğu kişi, sonsuz e-postalarla her gün bombalanıyor. Bu e-postaların çoğu, hiç açılmamışlarsa hızla taranır ve silinir. Bir meslektaşınıza, bir çalışanınıza veya bir müşteriye bir iş e-postası gönderdiğinizde, atılma yığınına girmesini istemezsiniz. İş e-posta formatı hakkında bilgi sahibi olmak, e-postanızın okunması ile sanal çöp kutusuna atılması arasında fark yaratabilir.
İşletme E-posta Biçimi Nedir?
İşletme e-posta biçimi, şirketiniz adına her türlü yazışmayı göndermek için iyi bir uygulamadır. Mesajınızı iletmenize ve yanıt almanıza yardımcı olan resmi bir yapı sağlar.
Bir işletme e-postasının öğeleri şunlardır:
- Detaylı konu satırı Okuyucuyu e-postanızı açmaya teşvik eden bir konu satırı kullanın. Ne kadar spesifik olursan o kadar iyi. E-postanın ne hakkında olduğuna dair birkaç kelime ekleyin - Teklifi Görüşmek İçin Gelecek Hafta Toplantısı - belirsiz bir kelime yerine, Merhaba. Özel olmak, e-postanızın bir spam filtresine yakalanmasını önlemeye yardımcı olur ve asla alıcıya ilk etapta gönderilmez.
- Profesyonel tebrik Kişiyi nasıl selamlayacağınız, varsa önceden var olan ilişkinize bağlıdır. Yeni birine veya daha kıdemli bir pozisyona ulaşıyorsanız, daha resmi bir selamlama kullanmak uygun olur. Sevgili Bay Jones. Bu kişiyle daha önce çalıştıysanız ve daha geçici bir ilişkiniz varsa, bu kişinin ismini, örneğin Selam Kim. Kişinin adının doğru yazıldığından ve e-posta adresinin doğru olduğundan emin olun.
- Özlü mesaj. İşletme e-postasının gövdesi doğrudan ve konuya uygun olmalıdır. Bunu okuyan kişi her zaman çok fazla zamana sahip değildir, bu yüzden fazla uzun ve detaylı hale getirmeyin. Kısa cümleler ve paragraflar kullanın ve yalnızca ilgili bilgileri ekleyin. Örneğin, neden bir araya gelmek istediğinize ve önerilen zamanlara ilişkin bir cümle. Bu aynı zamanda kişilerin e-postalarını açabilecekleri telefonları telefonlarında okumasını kolaylaştırır. Çok fazla renk veya emoji kullanmaya istekli olsanız bile, temel e-posta biçimlendirmesini kullandığınızdan emin olun.
- İmza. Bir işletme e-postası gönderirken, bir e-posta imzasıyla kapatmak her zaman iyi bir fikirdir. Adınızı, iş unvanınızı, şirketinizi ve iletişim bilgilerinizi ekleyin. Ayrıca, sosyal medya veya web sitenize bağlantılar içerebilir ve alıcının bu sitelere erişmesini kolaylaştırır. Sadece dağınık göründüğü kadar fazla bilgi eklemeyin. İmzanız e-posta ayarlarınıza önceden programlanabilir, böylece gönderdiğiniz tüm e-postalara otomatik olarak eklenir.
İşletme E-posta Biçimini Neden Bilmeniz Gerekenler
Bir işletme e-postası diğer tüm işletme mektuplarına benzer, ancak elektronik olarak gönderilir. Ve herhangi bir iş mektubu gibi, doğru formatı kullandığınızdan emin olun, böylece olabildiğince profesyonel olarak karşılaşırsınız. Özellikle önemli bir iş endişesi için çok geçici veya kişisel olmayan bir e-posta göndermek istemezsiniz.
İşletme e-posta biçimi, herhangi bir işletme e-postasına uyarlanabilecek kolay bir yapı sağlar. Alıcılara iletinin ne hakkında olduğunu tam olarak söylemek ve e-postayı açmaları ve okuması için onları teşvik etmeleri için tasarlanmıştır. Ticari e-posta formatı, alıcıya bağlı olarak resmi veya geçici olmanıza da izin verir. E-postanızda daima profesyonel ve arkadaşça kalın. Alıcıyı mesajınızı okumaya ve isteğinizi yanıtlamaya teşvik edecek şekilde yazın.
İşinizi gönderdiğiniz her e-posta ile temsil edersiniz. İşletme e-posta biçimini öğrenmek, hem birlikte çalıştığınız hem de çalışmak istediğiniz kişiler hakkında iyi bir izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir.
İşletme E-posta Biçimi Örneği
İş e-postanızı biçimlendirme şekliniz, kişiliğinize, e-postanın ne hakkında olduğu ve kime gönderdiğinize bağlıdır. Bu temel işletme e-posta biçimini izleyin:
Konu: Yaz Pazarlama Planını İncele
Merhaba Sam,
Ekte bir araya getirdiğim yaz pazarlama planı. İnceleyebilir ve önerileriniz varsa bana bildirirseniz sevinirim.
Gelecek salı ya da çarşamba benimle bu konuyu geçecek zamanın olacak mı?
Teşekkür ederim,
Jenny
unvan, şirket adı ve iletişim bilgileri
Her zaman olduğu gibi, göndermeden önce yazım ve dilbilgisini incelediğinizden emin olun.
