Widget satıyor veya hizmet ve uzmanlık sağlıyor olsanız da, vadesi geçmiş hesaplardan ödeme talep eden mektuplar iş yapmanın gerekli bir parçasıdır. Bazen, insanların borçları hakkında hatırlatılması gerekir. Diğer zamanlarda, müşteriler bilerek yükümlülüklerinden kaçınıyor olabilir. Eski durumda, bu mektuplar ödenecek tutarın ödenmesini hızlandırabilir; ikincisi, mahkemede hakim olmanıza yardımcı olabilecek resmi toplama çabaları aramadan önce attığınız adımları göstermeye yardımcı olabilirler. Her durumda, mektuplar açıkça, kesin ve kibar, profesyonel bir şekilde hazırlanmalıdır.
Geciken Bakiyeyi belirtin
Mektubun giriş bölümünde nedeniyle bakiyesi açıkça belirtilmelidir. Basit bir selamlamanın ardından (“Sayın Bay Smith” gibi) mektubu, okuyucuna borçlu tutarı tam olarak hatırlatarak mektubu açın. “Bu mektup, ABC Şirketi'ne olan borç bakiyenizi hatırlatmak içindir. Kayıtlarımız, hesabınızın 56.39 ABD Doları tutarında geçmiş olduğunu gösteriyor. ”Mektubun bu bölümünü hazırlamadan önce, ödenecek hesaplardan dolayı ödenmesi gereken tutarı doğrulayın. Ödenmemiş faturanın bir kopyasını mektuba ekleyin ve bu bölümdeki eki referans alın.
Kabul Edilen Geri Ödeme Şekillerini Açıklayın
Borcun niteliğine bağlı olarak, işletmenizin borçlu olduğu politikaları ve borçlu parayı ne kadar çabuk geri almak istediğinize bağlı olarak, kabul edilebilir ödeme şekli açıkça belirtilmesi gereken önemli bir ayrıntıdır. Eldeki nakit para açık bir şekilde kişisel çekin beklemesinden daha hızlıdır, ancak miktara bağlı olarak bu şekilde geri ödeme talep etmek uygun olmayabilir. Aynı şekilde, her işletme kredi kartı kabul etmemektedir ve şirketler bir ihraççının kartını kabul edebilir, diğerini kabul edemez. Her durumda, “Ödeme nakit, çek veya kredi kartıyla yapılabilir. Visa veya Mastercard kabul ediyoruz. Satıcılar Muhasebesinde kontroller yapılabilir. ”
Son Tarihi Açıkça Belirtin
Geri ödeme talebinin son tarihini yoruma açık bırakmayın. “Lütfen bu dengeyi 10 iş günü içinde havale edin veya telefonla ödeme yapmak için hemen ofisimizle iletişime geçin.” İfadesini kullanın. Son tarih belirtmek yalnızca okuyucunun aciliyet duygusunu tekrar etmekle kalmaz, Ödeme bekleyebilir ve ödeme bu pencerede yapılmazsa, daha sonra ne yapacağınızı düşünmenize olanak tanır.
Gecikme için Devlet Sonuçları
Ödemede gecikme için herhangi bir sonuç varsa, mektubun kapandığını belirtin. Bunun ortak bir sonucu, mahkemedeki miktarın geri kazanılması için resmi yasal işlem başlatılmasıdır. Diğer sonuçlar, organizasyondaki anlaşmazlığın daha da artması veya hizmetlerin durdurulması olabilir. Mektup son bir uyarı ise, “Bu alacaksınız son bildirimdir. Bu mektup tarihinden itibaren 10 gün içinde tam ödeme alamazsak, bu borcu geri almak için mevcut tüm yasal yollara başvuracağız. ”
