Bir idari departmanı düzenlemekle görevlendirildiğinde, verimliliği artırmak, israfı en aza indirmek ve idari personelin bireysel yeteneklerini en üst düzeye çıkarmak için en etkili yollara odaklanmak en iyisidir. Bazı işlemler üst yönetimin ihtiyaçlarına ve ofisinizin büyüklüğüne bağlı olarak değişmekle birlikte, daha sorunsuz çalışan ve daha verimli bir ofis için temel teknikleri uygulayabilirsiniz.
Verimliliği arttırın. Faaliyetlere performans odaklı bir yaklaşım uygulamak. Uzun görev listelerinin tamamlanması yerine, yüksek performansa odaklanarak günlük ve haftalık görevleri düzenleyin.
Ofisinizin en önemli idari faaliyetlerini kıdemli personel arasında yapılandırın ve entegre edin. Masraf raporlarını yöneten ve tüm ofis yerine bir veya daha fazla yönetim üyesine idari destek sunan üst düzey personel görev.
Yönetici asistanları, sekreterler ve stajyerler de dahil olmak üzere giriş düzeyindeki idari personele posta açma, telefonlara cevap verme ve yazma gibi idari görevleri devretme.
Tüm kurumun yararına olmayan faaliyetleri kısaltın.Üst yönetim personeli tarafından belirlenen hedeflere uymayan faaliyetlerden kaçının. Örneğin, son dakika kişisel seyahat düzenlemelerini planlamanın pratiğini uygulayın ya da görevi, iş akışını olumsuz yönde etkilemeden görevleri alıp bırakabilen bir alt düzey personele devredin.
Yönetimin değişim arzusunu uygulayın. Sık sık, küçültme, bir idari ofiste değişiklik yapmak için gerekli bir bileşendir, özellikle bir idari departman tüm kuruluşa fayda sağlamak için uyumlu bir şekilde çalışmıyorsa. Örgütsel ihtiyaçlardan bağımsız olarak üst düzey yönetim personelinin taleplerini karşılamak için bireysel olarak çalışan yönetici asistanlarıyla dolu bir ofis buna bir örnektir.
Sekreterler ve İdari Asistanlar için 2016 Maaş Bilgileri
ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, sekreterler ve idari asistanlar 2016 yılında ortanca yıllık 38.730 dolarlık maaş kazandılar. Düşük uçta, sekreterler ve idari asistanlar 30.500 dolarlık yüzde 25'lik bir maaş aldı, bu da yüzde 75'inin bu miktardan daha fazla kazandığını gösteriyor. Yüzde 75'lik maaş 48.680 dolar, yani yüzde 25 daha fazla kazanıyor. 2016'da ABD'de 3.990.400 kişi sekreter ve idari asistan olarak istihdam edildi.
