Birçok kuruluş, çalışanların iş taleplerini karşılamak ve rakiplerden daha yüksek düzeyde hizmet sunmak için yılda 365 gün 24-7 çalışmasını planlamaktadır. Personelin bu değişimleri kapsaması için etkili bir şekilde programlanması beklenen talebi, istenen hizmet seviyelerini, çalışanların kullanılabilirliğini ve maliyetlerini dengelemeyi gerektirir. Ücretler ve sosyal haklar çoğu zaman bir departman bütçesi içindeki en büyük satır öğeleri olduğundan, zamanlamanın doğruluğunun alt çizgi üzerinde doğrudan bir etkisi vardır. Birçok işletme, bu önemli göreve yardımcı olmak için işgücü yönetimi paketleri olarak da adlandırılan zamanlama yazılımına güvenir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Verimlilik raporları
-
Elektronik tablo yazılımı
-
İşgücü yönetimi yazılımı (isteğe bağlı, ancak önerilir)
Çalışanları Zamanlama 24-7
Gelen satış çağrılarına cevap vermek, müşteri e-postalarına cevap vermek veya faks siparişlerini girmek gibi personel kapsamı gerektiren iş görevlerini anlayın. Her görev için iş hedeflerini, ölçütleri ve müşteri hizmeti düzeyi beklentilerini bilin. Her görevi etkin bir şekilde tamamlamak için gereken ortalama süreyi belirleyin. Personel verimliliğini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek faktörleri belirleyin.
İşi kimin (örneğin, temsilciler, yöneticiler) ve hangi iş yerlerinde tamamlayacağını belirleyin. Birden fazla çalışma yeri varsa, saat dilimi farkları olup olmadığını öğrenin. Yarı zamanlı ve tam zamanlı çalışan personel karışımınızı göz önünde bulundurun.
Planlama kararlarınızı etkileyebilecek tüm şirket politikalarına veya yasal düzenlemelere aşina olun. İnsan kaynakları departmanınızdan girdi isteyin.
Verileri, raporları ve tahmin yazılımını kullanarak iş talebini tahmin edin. Tarihsel iş hacmini aynı zaman dilimlerinde analiz edin.Gelecekteki mevsimsellik, ürün değişiklikleri, reklam, pazar koşulları, ticari büyüme veya düşüş ve diğer ilgili faktörler için talep dalgalanmalarını göz önünde bulundurun. Beklenen toplam iş hacmini, ay, hafta, gün ve saat gibi zaman artışlarına göre ayırın. Çok detaylı bir talep tahmini oluşturarak, personel ihtiyaçlarını daha doğru bir şekilde tahmin edebilirsiniz.
Çalışanların çalışma görevlerini tamamlamak için kullanamayacağı saatler olan tahmini personel istisnaları. İstisnalar, hasta zamanı, tatil zamanı, molalar, toplantılar ve eğitimdir. Geçmiş bilgileri inceleyin ve gelecekteki istisna süresi hakkında varsayımlar oluşturun.
Bir kadro oluşturma, “eğer” modelinde işgücü yönetimi (WFM) yazılımı veya Microsoft Excel kullanan model. Girdiler, görevler, üretkenlik, beklenen iş yükü ve istisna tahminleri içermelidir. Çıktılar öngörülen müşteri hizmet seviyelerini, personel ve vardiya tasarımlarını içerecektir. modelleri.
Personel / talep modelini sonuçlandırın ve ardından gerekli vardiyaları kapsayacak bir plan oluşturun. Hem ön hat çalışanları hem de yönetim personeli planlayın. Birçok işletme, çalışanlarına istedikleri vardiyaları seçmeleri için en fazla kıdem ve en iyi iş performansıyla izin verir.
Değişen iş gereksinimlerine göre programları sürekli izleyin ve ayarlayın.
İpuçları
-
Birçok işveren, saatlik ücret veya prim olarak ödenen daha az istenen vardiyaları çalıştıran çalışanlar için teşvikler sunmaktadır.
İş hacmi dalgalanma gösterdiğinden, belirli bir vardiyada en yoğun veya en yoğun saatlerle ilgilenecek kadar çalışanı programlamak, daha sonra eğitim veya molalar için daha az meşgul zamanlar kullanmak yaygındır.
Uyarı
Sürekli değişen vardiyalar ve programlar iş gereksinimlerinize uysa da, çok fazla değişiklik çalışanların moralini olumsuz yönde etkileyebilir. Çalışanların çoğu tutarlı programları tercih ediyor.
