Bir teklif talep mektubu, teklifin kaynağı olarak sizi tanıtacaktır ve potansiyel yanıtlayanları daha fazla bilgi almaya davet edecektir. Mektupta teklif davetinize cevap vermek için gerekli olan materyal ve talimatlar özetlenecek ve iletilecektir. Okuyucularınıza kim olduğunuzu, ne aradığınızı ve teklif sahiplerinin sorularını nasıl cevaplayacağınızı söyleyeceksiniz. Teklifleri nasıl almak istediğinizi ve zaman çizelgenizin ne olduğunu keşfedecekler. Teklif talep mektupları bir bakışta, tablo ve not biçimlerinde sıklıkla yer alırken, teklif verme sürecinizin yönetici özetini sunmak ve kilit noktalarını vurgulamak için resmi bir mektup kullanabilirsiniz.
Eklenen teklif belgelerinize uyan teklifleri sunmaları için okuyucuları davet edin. Teklif belgelerinizde, değerlendirme sürecinin bir açıklaması ve gönderilecek malzemenin biçimini ve içeriğini belirleyen teklif veren talimatları yer alabilir. Ayrıca, teklif sahiplerinin bir sözleşmede beklemeleri gereken şartları ve koşulları, ayrıca talep ettiğiniz hizmetlerin veya ürünlerin ayrıntılı bir tanımını veya özelliklerini içerebilir. Okuyucularınızın rehberliği için, mektubunuza eklediğiniz teklif belgelerinin madde imli bir listesini sağlayın.
Kendinizi teklif avukatı olarak tanımlayın. Görev tanımınıza, yerinize ve web sitenize genel bir bakış ile işinizi kısaca tanıtın. Teklif talebiyle ilgili tüm konular için okuyucunun irtibat noktasının adını ve iletişim bilgilerini de verin. Bu, siz veya teklif verme sürecinin yönetimini size devrettiğin başkası olabilir.
Teklif almaya çalıştığınız çabayı açıklayın. İşletmenin yeri, bütçesi, kapsamı ve büyüklüğü gibi ayrıntıları sunun. Bu çabanın büyük resmi hedeflerinize ve hedeflerinize nasıl uyduğunu tartışın.
Tüm teklif süreci için zamanlamanızı sunun. Niyet mektupları, sorular ve teklif teklifleri almak için son tarihlerinizi ve konumlarınızı belirtin. Ön teklif toplantısı, teklif açılışı ve genel kısa liste, seçim veya ödül toplantısı gibi planlanan teklifle ilgili etkinliklerin tarihlerini belirtin.
Ne gönderileceği ve hangi formatta olacağı hakkında ayrıntılı talimatlar için okuyucuyu ekli teklif veren talimatlarınıza bakın. Öngörülen format ve gerekliliklere yakından dikkat edilmesini vurgulayın ve uyumsuzluk durumunda teklifin diskalifiye edilme ihtimalinden bahsedin. İhalenin verilmesine ilişkin temeli veya kriterleri ve vurgulamak istediğiniz diğer bilgileri (kopya sayısı gibi) ve tekliflerin nasıl mühürleneceğini, paketlendiğini ve etiketleneceğini açıkça belirtin.
Teklif verme davetinizi yineleyin ve okuyucuya gösterdiği ilgiden dolayı teşekkür edin. Mektubu resmen kapatıp adınızı ve unvanınızı imzalayın.
İpuçları
-
Teklif talepleri karmaşık olabilir. Teklif talep mektubunuzu ve paketinizi sonlandırmadan önce bir avukata danışın. Dilbilgisi ve yazım hataları için mektubunuzu düzeltin.
Mektubunuzu engelleyin ve sonra da antetli kağıda yazdırın.
