Yazılı ofis prosedürleri, işletmelerin sorunsuz ve daha verimli çalışmasına yardımcı olur. Temel prosedürler ön büro uygulamalarını ana hatlarıyla belirtir: prosedürleri, bunları yapan ve ne yaptığını. Ofislerde personel yönetimi, nakit depozito, gelen ve giden posta, yazışma ve geri ödemeler için kurallar vardır.
Günlük Postanın Kullanımı (Resepsiyonist)
Gelen posta açılır ve içerik tarih damgalıdır. Çekler "Para Yatırma" kutusuna yerleştirilir. Posta, alıcıya göre sıralanır ve kişinin posta kutusuna yerleştirilir.
Banka teminatını hazırlar ve alınan çeklerin kopyalarını alır. Ekler çek kopyalarına zımbalandı. Çekleri ve teminat fişi kopyalarını ve eklerini alacaklı hesaplara teslim eder.
Giden posta postalanır ve her akşam postaneye gönderilir.
Telefon İşlemleri
Telefonu üçüncü zil sesini kullanarak cevaplayın. Standart selamlama "Günaydın ABC Şirketi, John konuşuyor. Size nasıl yardımcı olabilirim?" "Sadece bir dakika" cevabını verin ve arayanı beklemeye alın.
Devamsız çalışanlar için ofis takvimine bakın. Eğer yoksa, arayan kişiye söyleyin ve başka birinin yardım edip edemeyeceğini sorun. Kişi içeride ise, arayana bildir ve aramayı ilet. Hat meşgulse, arayan kişiye söyleyin ve sesli posta veya yazılı mesaj gönderin.
Mesajlar arayanın adını, saatini ve tarihini, aramanın nedenini ve geri arama numarasını içerir. Mesajı alıcının posta yuvasına yerleştirin.
Büro Malzemelerini Yönetme (Sekreter)
Standart malzemeler aylık olarak stoklanır ve sipariş edilir. Ofis takvimi, planlanan postalar ve ihtiyaç duyulan sarf malzemeleri için kontrol edilir. Ofis tedarik sipariş formunu hazırlar ve ofis yöneticisi yerleştirilmeden önce yetkilendirir.
Standart dışı malzemeler için bir malzeme istek formu doldurun ve sekretere gönderin.
Ofis Takvimi Bakımı (Sekreter)
Ofis takvimi için sorumluluğu var. Bir toplantı planlarken uyuşmazlıklar için takvimi kontrol edin ve isteği sekretere gönderin.
Ofis takvimine, müşteriler için aylık postalama, pazarlama ve tanıtım yapılmaktadır. Bunlardan sorumlu çalışanlar tarihleri sekretere e-postayla gönderebilir.
E-posta ile seyahat tarihleri, çalışanların devamsızlıkları ve sekretere tatil.
Seyahat İadeleri, Çek İsteği ve Kredi Kartları
Seyahat geri ödemeleri haftalık olarak gerçekleştirilir. Onaylı seyahat formunu kullanın. Gider tarihini, gider türünü ve giderin nedenini girin. Giderler için okunabilir makbuzları ekleyin. Makbuz olmadan hiçbir miktar geri ödenmez.
Düzensiz kontroller için onaylanmış kontrol talebi formunu kullanın. Alacaklı bilgilerini, gereken tarihi, çek miktarını ve sebep bölümlerini doldurun. Bir yönetici veya muhasebeciden onay alın.
Kredi kartları aylık olarak işlenir. Her alım için bir makbuz gereklidir. Adınızı, masrafın nedenini ve makbuzdaki diğer tanımlayıcı bilgileri girin. Makbuz olmayan masraflar ve kişisel masraflar çalışanın maaşından kesilir.
Müşteri ödemeleri ve faturaları
Tamamlanan müşteri siparişleri günde iki kez A / R'ye nakliye memuru tarafından iletilir ve iş günü sonunda faturalandırılır.
A / R tarafından alınan günlük depozitolar iş günü sonunda uygulanır.
