ABD Çevre Koruma Ajansı (EPA) belgesine göre "Standart Çalışma Prosedürlerini (SOP) Hazırlama Rehberi", "" SÇP'lerin geliştirilmesi ve kullanılması, bireylere bir iş yapma bilgisini sağladığı için başarılı bir kalite sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır Bir ürünün veya sonucun kalitesinde ve bütünlüğünde tutarlılığı kolaylaştırır ve kolaylaştırır. ” Dolayısıyla, SÇP'lerin uygun şekilde hazırlanması, tutarlı süreçler elde etmek için temel atmanın anahtarıdır. Birkaç genel adımı izleyerek, kuruluşunuzda kullanılmak üzere SÇP'ler hazırlayabilirsiniz.
Kuruluşunuzda hangi prosedürlerin veya işlemlerin tutarlı bir şekilde yürütülmesi için dokümantasyona ihtiyaç duyduğunu ve hangi kişilerin ilişkili SÇP'yi yazmak için en nitelikli olduğunu belirleyin. Hem SOP ihtiyacını belirlemek hem de SÇP'yi yazmak için bir takım yaklaşımı kullanılabilir.
SÇP'lerinizin yeterli doküman kontrolünü sağlamak için bir numaralandırma sistemi belirleyin. Numaralandırma sistemi, herhangi bir sayıda SÇP'ye ve bireysel SÇP'ler için herhangi bir revizyona izin verecek kadar esnek olmalıdır. Kendiniz veya atanmış bir belge kontrol sorumlusunun ana listeyi saklamasını sağlayın, böylece yinelenen numaralar kullanılmaz.
Tüm örgütsel SÇP'lerin kelime işlem yazılımı kullanarak izleyeceği bir SÇP şablonu geliştirin. İdari veya programatik prosedürler için, şablon en azından bir başlık sayfası içermeli, prosedürler (amaç, kapsam, özet, tanımlar, personel nitelikleri, prosedürün kendisi, kontrol listeleri ve kayıt yönetimi dahil), kalite kontrol ve referansları içermelidir. Teknik veya laboratuvar prosedürleri için şablon, asgari olarak, prosedürler bölümündeki güvenlik bilgileri, uyarılar, girişimler, ekipman ve sarf malzemelerinin yanı sıra yukarıda listelenen idari SÇP bölümlerini de içermelidir.
Kurumunuz için standart olarak "SOP'larda SÇP" olarak bilinen Standart Çalışma Prosedürlerinin nasıl yazılacağına ilişkin bir Standart Çalışma Prosedürü yazın. Geliştirilen şablonu kullanın ve tüm SÇP'lerin nasıl hazırlanacağıyla ilgili beklentilerinizi belirtin, örneğin, ihtiyacı belirleyen, sayıyı belirleyen, hangi bölümde ne kullanılacağı ve her bölümde ne olması gerektiğine ilişkin beklentiler.
SOP'larınızın geri kalanını, SOP'larda SÇP'de belirtilen yönteme dayanarak hazırlayın ve elde edilen belgelerin zaman ve kalitesi bakımından hazırlık sürecini iyileştirmek için küçük düzeltmeler yapın.
İpuçları
-
Sizinkini hazırlamadan önce mümkün olduğunca çok SOP örneğine bakın.
Uyarı
SOP şablonunuzu yayınlamadan önce nihai olduğundan emin olun. Herhangi bir değişiklik, bu şablonu kullanarak yazılan her SÇP'yi revize etmeniz gerektiği anlamına gelir.
