Bir proje veya büyük satın alma için onay istemek sinir bozucu ve sinir bozucu olabilir. Bununla birlikte, doğru ifadeler ve tavırlarla, ihtiyaç duyduğunuz ilerlemeyi elde etme olasılığınız daha yüksektir. Araştırma da önemlidir: tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bilmeniz, şirketiniz üzerindeki etkinin ne olacağını bilmek ve patronunuzun anlayabileceği şekilde açıklayabilmeniz gerekir. Belirli ve iyi yazılmış bir istek mektubu fikrinizi gerçeğe dönüştürmek veya doğru düşünmek için uzun bir yol olabilir.
Teklifinizi Araştırın
Herhangi bir onay sürecindeki ilk adım, ihtiyacınız olanı araştırmaktır. Yeni bir şirket aracı soruyorsanız, tam olarak ne tür bir araç istediğinizi, ne kadara mal olacağını ve şirketin ihtiyaçlarına nasıl uygun olacağını araştırın. Onaylanmasını istedikleriniz hakkında genel bir açıklama yapmayın. Mektubunuzun alıcısının, mektubunuzda şirket için neyin en iyi olduğunu bulmak için çaba harcadığınızın net olup olmadığına, sizin lehinize karar vermesi daha olasıdır. Daha da önemlisi, ne kadar spesifik olursanız, bir proje veya satın alma için size onay vermekte rahat olması muhtemeldir, çünkü onaydan sonra ne yapacağınızı tam olarak bilecektir.
Mektubu Doğru Biçimlendir
Patronunuza isim ve unvan ile hitap ederek başlayın (örneğin, Başkan Yardımcısı Smith). Şans eseri, mektubu kimin okuyacağını bilmiyorsanız, mektubu kişinin başlığına yazınız (örneğin, "Sayın Komisyon Üyesi") Ancak, kişiselleştirme önemlidir, bu nedenle kişinin adını ve doğru başlığını bulmak için elinizden gelenin en iyisini yapın.. Bunu genellikle kuruluşun web sitesinde veya telefonu alarak ve kişinin adını sorarak bulabilirsiniz.
Ardından, onaylamak istediğiniz satın alma veya teklifi tanıtın. Bunu mektubunuzun ilk cümlesinde yapmaya çalışın. Bu, okuyucunun derhal önerdiğiniz şey hakkında net bir fikir edinmesini ve mektubun geri kalanı için bağlam vermesini sağlayacaktır. Bu aynı zamanda tam olarak ne istediğini bildiğini bilmesini sağlar.
Örnek:
Sevgili Danışmanı Cunningham,
Castle Rock Lisesi bando yeni üniformalara ihtiyaç duyuyor.
Ayrıntılı Örnekler Verin
Ardından, önerdiğiniz işlemin neden yapılması gerektiğini açıklayın. Bir satın alımın neden gerekli olduğu açık görünse bile, arkasındaki mantığı ayrıntılı olarak açıklayın. Mektubunuzun alıcısı, mektupta önerilen eylem için iyi bir neden görmezse, başarısız olacaktır. Bunu yapmak için sadece birkaç cümle gerekir.
Örnek:
En son 1992'de üniforma satın aldık ve mevcut koleksiyon çok yırtık ve yıpranmış.
Teklifin şirketiniz için yararlı olacağı tüm nedenleri listeleyerek devam edin.Bu, işinizin şirket için ne yapacağıyla ilgili değil, teklifin kişisel olarak neden önemli olduğunu düşündüğünüzle ilgili değil.
Örnek:
Bando, geçit törenlerinde, futbol oyunlarında ve diğer topluluk toplantılarında okulumuzu temsil ediyor. Yeni üniformalar okulumuzu çok daha olumlu bir ışığa sokar.
Eski üniformalarımızı korumak için şimdi her yıl bir terzi şirketine binlerce dolar ödemek zorundayız. Yenileri bu ücretleri ortadan kaldıracaktır.
Yeni modern üniformalara sahip olmak, tüm üyelerin moralini yükseltir, bu da tüm üye öğrenciler için genellikle daha yüksek derecelere yol açar.
Değerli Bilgilerle Sonuçlandırın
Mektubunuzu adınız, e-posta adresiniz ve telefon numaranızla bitirin ve okuyucuyu, mektup veya teklifle ilgili herhangi bir sorunuz olduğunda sizinle iletişim kurmaya davet edin. Varsa, isteğinize cevap vereceğinizi ümit ettiğiniz tarihi de not edin. Mektubu tamamladığınızda, ikinci bir sayfaya devam etmek için çok iyi bir nedeniniz olmadığı sürece (uzun bir açıklama gerektiren çok karmaşık bir teklif veya nedenlerle ilgili uzun bir sebep listesi gibi), bir sayfadan daha uzun olmamalıdır. isteğiniz faydalı olacaktır).
Örnek:
Herhangi bir sorunuz varsa, istediğiniz zaman sizinle görüşmekten mutluluk duyarım.
Teşekkür ederim,
Ben Warren, Direktör, [email protected] 555-1234
Son İpuçları
Daima saygılı ve resmi bir şekilde yazın. Örneğin, "Birkaç yeni yazıcı alabilseydik şirket için harika olurdu", "gibi bir şey yaz," Şirket beş yeni yazıcı satın alacak olsaydı, Örnek Corp.'a yarar sağlayacaktı. " Zaten gerekli değilse, mektubunuzu alıcınıza e-postayla göndermek yerine yazdırmayı ve el ile teslim etmeyi düşünün. Teklifinizi gerçekten önemsediğinizi gösterecek ve mektuba zamanında cevap vermesini hatırlama ihtimalini daha da artıracaktır.
İyi yazılmış bir onay mektubunun sizi hiçbir yere getiremeyebileceğini unutmayın - alıcınız teklifin kendisinin sorun olduğuna karar verebilir. Bu durumda, tamamen yeni bir fikir bulmanız ya da tekrar deneyene kadar zamanınızı ısırmanız gerekecek.
