Bir insan kaynakları raporu hazırlamak İK alanındaki tüm disiplinlerin yanı sıra işyeri ihtiyaçları, başarıları ve iş stratejisinin anlaşılmasını gerektirir. İnsan kaynakları raporları, bir İK denetimi ile aynı amaca hizmet edebilir. Bir İK denetiminde, istihdam kayıtları, tahminler, eğilimler ve yönetim, insan kaynakları departmanı faaliyetlerine yatırım getirisini belirlemede ana bölümlerdir.
Bir İK raporunun amacı, insan kaynakları direktörünüz veya şirket genel müdürünüz ile görüşün. Raporun belirli bir alana, insan kaynakları departmanı işlevlerinin bir kısmı veya tümüne mi hitap etmesi gerektiğini belirleyin. Raporu kimin alacağını sorun, çünkü bu ne tür gizli bilgilerin açıklanması gerektiğini belirleyebilir.
Çalışan sayımı verilerini insan kaynakları bilgi sistemleri personelinden veya BT yöneticinizden isteyin. İK raporunuzun kapsamına göre, verinin görev süresi ve performansı, bölüm veya bölüm ve maaş gibi farklı değişkenlere göre sıralanması gerekebilir. Fırsat eşitliği istihdam politikanızı incelemek amacıyla bir rapor oluşturuyorsanız, ırk, cinsiyet, yaş, ustalık durumuna ve sakatlığa göre ek sıralama yapmanız gerekecektir.
Çalışan verilerini doğruluk ve eksiksizlik açısından inceleyin. Düzeltmeler yapın ve gerekirse çalışan sayımı raporunun düzeltilmiş bir versiyonunu isteyin. Çalışan pozisyonu, görev süresi, ırk, cinsiyet, bölüm görevlendirmeleri, devam ve performans gibi bilgiler kapsamlı bir rapor hazırlamak için doğru olmalıdır.
İstihdam formlarının kopyalarını toplayın. Kapsamlı bir İK raporu politika ve süreçleri ele almaktadır, bu nedenle, her türlü istihdam eylemi için kullanılan formları gözden geçiriniz. Başvurular, işe alım değerlendirme formları, performans değerlendirme belgeleri, disiplin ve şikayet raporları, çalışan gizli bilgi formları ve çalışan el kitabınızın bir kopyasını birleştirin.
Odak alanlarının ana hatlarını oluşturun. Önerilen alanlar şunlardır: çalışanlara sağlanan faydalarda yapılan değişiklikleri etkileyen mevzuat; multigeneration iş gücüne ilişkin istihdam eğilimleri; art arda planlama için eğitim ve gelişim; işyerinizde etkili olduğu kanıtlanmış tanıtım ve profesyonel gelişim fırsatları; ve diğer ciro ve sektörlerle karşılaştırıldığında şirket cirosu analizi.
Analiz etmeyi düşündüğünüz alanlar hakkında araştırma yapın. Her odak alanı için insan kaynakları en iyi uygulamaları hakkında bilgi için makaleleri, istatistikleri, verileri ve ticari dergileri okuyun. Her konu için bir dosya hazırlayın ve işyerinizle ilgili araştırma ve ilgili bilgilerinizi her dosyaya yerleştirin. Araştırmalarınızı ve verilerinizi bu şekilde düzenlemek, her seferinde bir konuya odaklanmayı kolaylaştırır.
Her odak alanı için bir defada bir alan olmak üzere yazılı bir analiz oluşturun. İdeal olarak, analiziniz işyeri verilerinin bir açıklamasını, verilerin geçmiş uygulamalar ve mevcut istihdam eğilimleriyle karşılaştırılmasını ve insan kaynakları ve istihdam fonksiyonlarının her alanında iyileştirilmesi için bir öneri içerecektir.
İK raporunuza bir giriş taslağı hazırlayın. Raporun dağıtıldığı ve istenen sonuçların raporun amacını açıklayın. Taslağınızı mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde oluşturun, ancak girişin tamamını kabaca üç sayfa halinde tutun. İyi yapılandırılmış bir yönetici özeti, genellikle bir iş planının yönetici özeti gibi, raporun tamamlanmasından sonra hazırlanır. Okuyucu tanıtımınızı okuyabilmeli ve rapordaki her bölümün konusunu anlayabilmelidir.
