Bir iş toplantısı düzenliyor olsanız da, hayırsever bir organizasyon için bir parti hazırlarken ya da bir politik konferansa ev sahipliği yapsanız da, tüm konuklarınıza uygun saygı ve nezaket göstererek, etkinliğinizin başarılı olmasını sağlar. Bununla birlikte, seçkin konukları ağırlamak daha fazla planlama ve dikkat gerektirir. Akşam yemeği görgü kurallarından tanıtım konuşmalarına, konaklama yerlerine, konuklarınızın kendilerini rahat, saygın ve takdir etmelerine yardımcı olmak önemlidir. Aynı zamanda, seçkin misafirler bile etkilemek için fışkıran ya da sürekli baskıyla ertelenebilir. Etkinliğinizi, konuklarınızın toplantılar, yemekler ve oturumlar arasında rahatlamak ve yeniden şarj olmak için vakti olacak şekilde planlayın.
Konuğunuzu kişisel olarak selamlayın. İster havalimanında, isterse resmi bir iş toplantısından hemen önce tanınmış bir misafirle görüşmek üzere, onu arkadaşça bir el sıkışma ve kısa bir tanıtım ile selamlayın. Eşlik eden ortaklarınızdan herhangi birini misafirinize tanıtmaya devam edin. Örneğin, “BayanÖnemli Konuk, sizi kuruluşumuzun reklam temsilcisi Bay Jack Jackson ile tanıştırmak istiyorum. ”
Misafirinize toplantı saatleri ve yerleri, organize yemekler, grup etkinlikleri ve aksama sürelerini ana hatlarıyla açıklayan bir etkinlik gündemi sunun. Konuklarınızı toplantı ya da etkinlik tesisiyle tanıştırıp, süreç boyunca karşılaştığınız ortaklarla tanıştırmaya devam edin.
Misafirinizi olabildiğince konforlu hale getirin. Etkinliğiniz bir gecelik konaklama için çağrılıyorsa, odayı önceden ayırın. Odadaki etkinlik gündeminin bir kopyasının yanı sıra kendiniz ve diğer etkinlik planlayıcılar için iletişim bilgilerinizi alın. Ayrıca, toplantı odalarınızın temiz, düzenli ve iyi işaretlenmiş olduğundan emin olun.
Resmi akşam yemeği partileri için oturma kurallarına uyun. Değerli misafiriniz, ev sahibinin sağına oturmuş olmalıdır. Yer kartları, konuklar için oturma düzeni tanımlamak için kullanılabilir.
Toplantıda, öğle yemeğinde veya akşam yemeğinde konuşmayı planladığı takdirde, seçkin konuğunuzu tanıtmak için kısa ama profesyonel bir konuşma yazın ve uygulayın. Aksi takdirde, konuğunuzu, katılımcı olduğu herhangi bir toplantı veya etkinlikte bulunduğu konum veya onurla ilgili kısa sözler ile karşılayın. Giriş niteliğinde bir konuşma için, özgeçmişlerini, başarılarını ve onurlarını araştırarak konuşmacınızın kısa bir biyografik taslağını hazırlayarak önceden hazırlanmanız gerekir. Giriş konuşması eldeki konuyu, konunun uygunluğunu ve konuşmacının kimlik bilgilerine kısa bir genel bakış içermelidir. Hem ivme kazanmak hem de konuğu ağırlamaktan izleyiciye bir ipucu olarak adını en sonuncusuna kaydedin.
