İş iletişimi alanı birçok türde resmi yazı içerir. Soruşturma mektubu, bazen "sorgulama" yazıldığından, iletişimin devamı için ilk adım olarak davranır. Bir tüketici ile üretici arasındaki, iki işletme arasındaki veya bir işveren ve çalışan arasındaki işletme, sıklıkla bir tarafın soruşturmasıyla başlar. Yazar bu ilk cevabı aldığında iletişim de sona erebilir.
İpuçları
-
Bilgi istemek için birisine ne zaman yazsanız, bu bir soruşturma mektubu. Sponsorluk, iş ilanları, satış, proje ve finansman gibi her türlü konuyla ilgilenmek için bunları kullanabilirsiniz.
Sorgu mektubu temel tanımı
Peki, bir soruşturma mektubu nedir? Bir kişi başka bir taraftan özel bilgi isterse, o kişi bir soruşturma mektubu yazmayı düşünebilir. Temel olarak, bu mektup okuyucuyu yanıtlamaya ikna etme niyetiyle okuyucuya bir soru ya da talepte bulunur. İdeal sorgu, özlü ve maksatlı bir şekilde yeterli bir cevap verebilecek bir kişiyi tanımlar. Örneğin, bir muhasebe şirketinin sahibi, bir ofisteki satış müdürüne bir katalog veya bir satış temsilcisinden bir ziyaret talep etmek için firmasını güncellemeyi veya yerini değiştirmeyi planladığını açıklayan bir soruşturma mektubu gönderebilir.
Temel biçim
Soruşturma mektubunuzu ele almayı unutun "Kiminle ilgili olabilir?" bunun yerine, mümkünse, mektubunuzun başlığı ve selamı dahilinde belirli bir irtibat kişisini tanımlayın. Örneğin, bir staj hakkında soru sormak için yazıyorsanız, işe alma yöneticisinin adını belirlemek için telefonla veya çevrimiçi olarak küçük bir ödev yapın. Standart bir soruşturma mektubunda yaklaşık üç paragraf bulunur. İlk paragraf, bir ürün hakkında bilgi, iş açma veya diğer talepler gibi yazarın ne istediğini gösterir; Örneğin:
Sevgili Bayan Smith,
Ben çocuk ve gençlik bakımı alanında lisans diplomasına doğru çalışan bir kolej adı öğrencisiyim. 20XX yaz stajı yaparken staj olanakları için program listenizi (web sitesinin adı) buldum.
İkinci paragraf, yazarın isteğini okuyucuya yapma nedenlerini açıklar. Bu özel okuyucu ile neden iletişime geçmeyi seçtiğinizi ve istenen bilgilerin sizin için nasıl bir fayda sağlayacağını açıklayın:
Staj programı için irtibat kişisisiniz, daha fazla bilgi istemek için yazıyorum. Sonuçta, risk altındaki gençlere bakma becerilerimi ve deneyimimi geliştirmek için stajyer bir pozisyon arıyorum. Bugüne kadar benim kurs ve deneyimlerim arasında (kurslar, göreceli gönüllü çalışma, diğer stajlar listelenir.)
Son paragraf, mektubu okuyucunun zamanına ve yardımına minnettarlık ifadesiyle birlikte vermelidir. Mektup genellikle yazarın adı ve ardından "İçtenlikle" gibi ücretsiz bir kapanışla sona erer.
İstenen ve İstenmeyen
Talep mektupları, talep edilen veya talep edilmeyen talepler olarak gelir. İstenen soruşturma mektupları, bir işletme, olası müşterilerin merakını tetikleme umuduyla, ürün veya hizmetini tanıtırken ortaya çıkar. Tüketici, ürünü kendi başına inceleyemediği durumlarda, talep edilen bir soruşturma mektubu yoluyla tüketici ile işle iletişim kurmalıdır. İstenmeyen bir soruşturma mektubunda, alıcı önceden bilgi vermez. Gönderen, bir sorunun cevabını aldığına inanılan bir kaynaktan, kaynaktan bir davet almaya gerek duymadan bilgi ister.
İstenen Örnek: Hibeler ve Finansman
Hibe veren birçok kurum veya şirket tam bir hibe teklifi almadan önce bir soruşturma mektubu almayı tercih etmektedir. Bu tipik olarak talep edilen soru mektubu, finansman ihtiyacınızı tamamen açıklamalı ve temel üç paragraf formatını geçebilir, ancak üç sayfayı geçmemelidir. Temel giriş dışında, bir hibe veya finansman talebi için başarılı bir soruşturma mektubu, kuruluşunuzun kısa bir tanımını, bir ihtiyaç bildirgesini, istediğiniz sonucu elde etmek için kullanmayı planladığınız metodolojiyi ve diğer finansman kaynaklarını içermelidir. yararlanma planı.
İstenmeyen Örnek: Staj ve İşler
İşler ve stajlar için sorgu mektuplarının çoğu istenmeyen bir şekilde gelir. Bir şirkete hayran kaldığınızda ve karşılıklı olarak yararlı bir iş ilişkisini paylaşabileceğinizi düşündüğünüzde sorular göndermeyi düşünün. Mektubunuza, kendisiyle ve çalışma konusundaki ilginizi şirketleriyle tanıtarak başlayın. Bir veya iki paragrafta, nitelikleriniz ve okuyucunun şirketindeki deneyiminizin hem sizin hem de şirketinize nasıl fayda sağlayacağına dair bilgiler dahil olmak üzere kısaca takip edin. Hayran olduğunuz bir firma ile kapıya adım atmak ödüllendirici bir staj deneyimi sağlar. Ve kim bilir? İyi bir formda iseniz, sabit bir pozisyona yol açabilir.
