Küçük bir ofisin ödenecek hesapları gelecek 12 ay içinde ödenmesi gereken borç yükümlülüklerinden oluşan cari bir borç hesabıdır. Bu borç kalemlerini destekleyen belgelerin düzenlenmesi ve bu yükümlülüklere ilişkin ödemelerin zamanında yapılması önemlidir. Ödenecek hesapların zamanında ödenmesi, kuruluşun kredi durumunu korur ve ayrıca alacaklılar ve tedarikçilerle iyi ve istikrarlı ilişkiler kurar.
Alınan faturaları satın alma siparişleri ile alıcı veya hizmet tamamlama belgesiyle eşleştirin. Onaylanmış bir satınalma siparişi yaratıldığında ve sipariş üzerine öğeler alındığında veya hizmetlerin tamamlandığında geçerli ve ödenebilir bir fatura vardır. Eşsiz satınalma siparişlerini, belgeleri ve diğer destekleyici belgeleri almak için satıcı adına göre klasörler oluşturun.
Ödeme tarihine göre borçlu belgeler. Faturalar destekleyici belgelerle eşleştikten sonra, son tarihi kontrol edin ve fatura için bir ödeme tarihi belirleyin. Faturaları ayın her gününü temsil eden klasörlerde düzenleyin. Fatura için ödeme tarihini belirlediğinizde, o güne kaydedin. Belgeleri düzenli tutmak için fazla yer kaplamayan bir akordeon klasörü kullanılabilir; Her sekme ayın bir gününü temsil edebilir. Bir akordeon klasörü çok küçükse, evrak işleri için daha fazla yer sağlayan asılı dosyalar kullanmayı düşünün. Her klasöre veya dosyaya yalnızca ayın gününü atayın; Geçerli ay sona erdiğinde, bu dosyaları bir sonraki ay için yeniden kullanabilirsiniz.
Günlük programınıza, o gün ödenecek hesap dosyasının bir incelemesini ekleyin. O güne ait faturalar varsa, fatura için bir ödeme yapın ve ödenmiş olarak işaretleyin. Fatura, ödeme tarihini, çek numarasını veya işlem kimliğini, elektronik olarak ödenmesi halinde, ödenen tutarı ve ödemeyi işleme koyan kişinin kimliğini not etmelidir.
Her satıcı veya alacaklı için oluşturulan dosyalarda ödenmiş faturaları dosyalayın. Satıcının dosyası, muhasebenin başlangıcından veya 12 aylık süreden beri ödenmiş tüm faturaları içermelidir. Bu dosyadaki belgeler satıcıya yapılan ödemeleri destekler. Bir ödemeyle ilgili bir sorun çıkarsa veya satıcı ödemenin alınmadığını iddia ederse, bu belge ödemenin ne zaman tamamlandığını ve ödenen veya ödenmeyen kalemlerle ilgili destek sağlayabilir.
