QuickBooks'ta türlerin kullanılması, programın sıkça yanlış anlaşılan bir işlevidir ve çoğu zaman olduğu gibi ihmal edilir veya kötüye kullanılır. Türlerin kullanım esnekliği o kadar geniştir ki, müşteriler, işler, satıcılar ve satılan veya satın alınan ürünler hakkında istenen her türlü bilgiyi takip etmek için kullanılabilir. Hangi verileri takip edeceğinizi seçmek iş türüne bağlıdır.
Satıcı Türleri
QuickBooks programındaki türlerin doğru kullanımı, belirli bir işletme için anlamlı olan verileri kullanarak özelleştirilmiş raporlar ve posta listeleri oluşturmanıza olanak sağlar. İşletme sahipleri, satıcı türleri açısından birçok seçeneğe sahiptir. Bazı işletmeler bir satıcı endüstrisini tip olarak kullanmayı tercih eder. Bir perakende mağazası, sattıkları ürünleri yansıtacak satıcı türlerini kurabilir. Bazı satıcılar bakkaliye, diğerleri ise ilaç veya tütün ürünleri satmaktadır. Diğer işletmeler, ürünün teslimi zamana duyarlı olduğunda coğrafi bir bölgeye özgü satıcılara sahip olabilirler, satıcı konumlarına göre türler oluşturabilirler.
İnşaat sektöründe olanlar, verilen hizmetlerin türüne göre satıcıları yazmayı seçebilirler. Örneğin, bir inşaat şirketi ressamlar, alçıpan askıları, çerçeveler ve elektrik ve sıhhi tesisat müteahhitleri kullanabilir. Bir alt tip oluşturmak gerekirse (örneğin bir şirket iç boya işleri için bir taşeron ve diğer dış boya işleri için kullanıyorsa), genel tip etiketli boyacılar ve iç ve dış boyacılar için alt tip oluşturur.
Bu, satıcının işletmesinin adı için alanın altındaki türe girildiğinde, satıcıyı düzenle ekranından yapılır.
Müşteri / İş Türleri
Aynı müşteri için birden fazla iş yapan şirketler için QuickBooks, müşterinin adı altında işlerin oluşturulmasına izin verir. Bir müşterinin coğrafi bölgesi satıcılar için olduğu kadar önemli olmayabilir, ancak müşteriler için satıcılarla aynı türleri kullanın. Bazı işletmelerin toptan ve perakende müşterileri vardır ve bu atamaları tür olarak kullanırlar. Müşterileri ayırmak için kullanılan belirgin bir tanım yoksa, müşterilerin işi nasıl duyduklarını takip etmek için türleri kullanın. Bu kategoriler arasında "ağızdan ağza", "sarı sayfalar", "gazete ilanı" veya "doğrudan posta" yer alacak. Yıl sonunda, hangi pazarlama kampanyasının müşteri üretmek ve satışta en başarılı olduğunu gösteren bir rapor oluşturulabilir. İş türlerinde “işler” özelliğini kullanacak olan işletmeler inşaatla ilgili şirketlere benzer. Bir müşteri şirketinize bir gün bir çatıyı tamir ettirebilir ve başka bir günde bir su tesisatı sorununu çözebilir. Gerçekleştirilen her hizmet için bir iş türü oluşturmak, en çok kar marjı yaratan hangi hizmetleri sunduğunuzu ve gelirlerden ziyade masraflarda daha fazla paraya neden olanları bulmanızı sağlar.
Öğe Türleri
Öğe türleri, QuickBooks programı tarafından önceden tanımlanmış tek türdür. QuickBooks'ta önceden ayarlanmış 12 öğe türü vardır. Bir ürün satılan bir hizmet veya fiziksel üründür. Öğe türleri aşağıdaki gibidir:
-
Servis - sattığınız hizmet hizmetler ise, örneğin bir peyzaj şirketi, "Mowing" adlı bir öğe oluşturur ve "Hizmet" türü yapar.
-
Envanter Bölümü - aynı peyzaj işinde, çim ekipmanlarını tamir etmek için parça satıyorsanız, örneğin "Biçme Bıçakları" bunlar bir envanter parçası olacaktır.
-
Envanter Montajı - Bir ürünün tamamını tamamlamak için bir dizi ayrı envanter bölümünden oluşan bir montaj. Örneğin, bir tabure inşa edecekseniz, bir koltuktan, dört ayaklı desteğinden ve belki de bir dışkı minderinden oluşur.
-
Envanter Olmayan Parçalar - Ofis ve temizlik malzemeleri gibi kategorileri sınıflandırmak için bu türü kullanın. Müşterinizden bir işi tamamlamak için gereken öğeler için ücret alıyorsanız, bu öğeler envanter dışı parçalar olarak kabul edilir.
-
Sabit Varlıklar - İşletmenizin çalışması için elzem olan ve az ya da çok kalıcı bir fikstür olan bir varlık. Bir araç, bir bina veya bilgisayar sabit bir varlık olarak nitelendirilebilir.
-
Diğer Ücretler - Geciken ödeme ücretleri, finans ücretleri veya nakliye masrafları alıyorsanız, bunlar "diğer masraflar" olarak kabul edilir.
-
Alt toplam - müşteri faturalarına bir alt toplam eklemek için "Alt toplam" türünü oluşturmalısınız. Bu, tüm vergileri ekler ve satış vergileri toplamına eklenmeden önce bir toplam çalıştırır. Bu, vergiler eklenmeden önce bir yüzde indirimini kaldırmak için "İndirim" özelliğini kullanırken yardımcı olur.
-
Grup - Envanter montajı gibi, bir grup da "paket" anlaşmasına dahil olan öğelerden oluşur. Örneğin, "Mowing", "Edging" ve "Tree Trimming" gibi ayrı servis öğelerinden eksiksiz bir çim servisi detayı oluşabilir.
-
İndirim - Bir indirim kalemi oluşturmak, alt toplamdan bir yüzde veya sabit bir tutar çıkarır.
-
Ödeme - Bir müşterinin satış sırasında borcu olan toplam tutarın bir kısmını ödemesi yaygınsa, fatura üzerindeki borcu azaltan bir "ödeme" kalemi oluşturun.
-
Satış Vergisi Maddesi - Satış vergisi genellikle eyalet ve yerel düzeyde hesaplanır. Bu madde, devlet ve yerel isteğe bağlı vergi için ayrı bir satış vergisi kalemi yaratılmasına izin verir.
-
Satış Vergisi Grubu - Bu ürün, bir grup olarak iki veya daha fazla ayrı satış vergisi kaleminden oluşur. İlçenizde yüzde 1 isteğe bağlı vergi ve yüzde 6 eyalet vergisine sahip olabilirsiniz, "satış vergisi grubu" aynı işlemde her iki "satış vergisi kalemi" türünü izleyen bir satır öğesinin olmasını sağlar.
