Şirketiniz genişledi ve artık tüm dünyada müşterileri ve iş ortakları var. Uluslararası iş mektupları göndermeye başlamadan önce, yazı yazma ile ilgili görgü kuralları hakkında daha fazla bilgi edinin. Uygun şekilde yazıldığında, işletme mektuplarınızın okunması kolay olacak ve istemeden başka ülkelerdeki iş ortaklarını rahatsız etmeyeceksiniz.
Uygun mektup biçimi
Mektubunuzun formatı için bazı seçenekleriniz olmasına rağmen, blok formatı en çok Purdue Writing Lab'a göre, işletmeler mektupları için kullanılır. Blok formatı, iş mektubunun tüm satırlarını her paragraf arasında tamamen boş bir satır bırakılarak yaslı tutar.
Bir iş mektubu unsurları
Uluslararası iş mektubunuz için profesyonel yapı kullanın. Adresinizi sayfanın en üstüne ve ardından tarihe yazın. Bunun altında, mektubu gönderdiğiniz iştirakçinin tam adresini yazın. Selamınız olarak "canım" kullanmaktan kaçının ve onun yerine arkadaşınızın tam adını yazın. Mektubun gövdesi için, üç ayrı paragraf en iyi okunabilirliği sağlar. Mektubu, "içtenlikle" veya "teşekkür ederim" gibi profesyonel bir kapanışla ve ardından da tam adınızla bitirin.
Konuşma ve argo
Müşavirlikten uzak durun ve mektubunuzda argolayın. Bölgenizdeki biri kelime ve cümle tercihlerinizi anlasa da, uluslararası bir işletme mektubu alıcısı için durum böyle değil. Mektubunuzu İngilizce konuşulan bir ülkeye gönderiyor olsanız bile, alıcı "kimsenin işi gibi" veya "köpeğin saçı" gibi ifadeler bilmeyebilir. Alıcının mektubunuzu anladığından ve istemeden rahatsız edilmediğinden emin olmak için tüm terimleri okuyun ve kaldırın.
Dil Seçimi
Mektubunuzu başka bir dilde yazmanız gerekebilir. Alıcınızın dilinde akıcı değilseniz, olan birinin yardımını alın. Mektubunuzu okutmasını ve hataları düzeltmesini sağlayın. Mektubunuzda sadece profesyonel görünmekle kalmayıp, yanlışlıkla rahatsız edici bir kelime kullanarak alıcıyı rahatsız etmekten de kaçınmak istersiniz.
Profesyonel tutmak
İlk beden paragrafınızın bir satırını alıcının ailesini sormak gibi zevkler için ayırmak kabul edilebilir olsa da, mektubun geri kalanını profesyonel tutmak en iyisidir. Mektubun noktasına gelsin ve fazla kişiselleşmekten kaçının.
Uluslararası Ticaret Lingo
Mektubunuzu yazarken alıcının teklif ettiğiniz her şeyi anlamasını sağlamak için uluslararası iş dilini kullanın. "İhracat", "sübvansiyon", "policentric staff" ve "translasyona maruz kalma" gibi sözcüklerin tümü uluslararası olarak anlaşılmıştır. Uluslararası Ticari Terimler Sözlüğü Küresel Terimler Sözlüğü veya Uluslararası Ticari Terimler Sözlüğü Wall Street Journal Sözlüğü gibi uluslararası bir işletme sözlüğüne bakın (Kaynaklara bakınız).
