Bilgi talep eden bir mektuba etkili bir şekilde yanıt vermek, müşteriye, istenen ifadeleri veya dolgu malzemelerini önleyerek derhal istenen bilgileri verir. Bilgi için müşteri taleplerine zamanında yanıt vermek, işletmenizin güvenilirliğini artırır.
açılış
Müşterinin adını ve iletişim bilgilerini standart harf yazma biçiminde, mektubun sol üst köşesine girin. Örneğin:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Müşterinin adresinin altına, mektubu hazırladığınız tarihi ekleyin.
Mektubu kişiselleştirmek için müşterinin ilk adını kullanın "Sayın Müşteri." Selamlamadan sonraki ilk satır, ona mektubun gerçekten bilgi isteğine bir cevap olduğunu bildirmelidir: "Sevgili John, Bilgi isteğinize cevaben …"
Harfli Vücut
Cevabınızı taslağını hazırlarken müşterinin mektubunu önünde bulundurun. İstediği bilgileri açıkça anladığınızdan emin olmak için mektubu tekrar okuyun. Müşteri birden fazla bilgi isterse, çeşitli öğeleri vurgula Herhangi bir bilgiyi dışarıda bırakmamanızı sağlamak için. Sonra harf gövdesinde her bir öğeye hitap edin liste biçiminde. Mümkünse, yazılım programınızda sağlanan madde işareti veya numaralı liste biçimlendirme öğelerini kullanın.
Kapanış
Müşteriyi harekete geçmeye davet et Verdiğiniz bilgilere dayanarak ve işinize yeniden katılmayı, Girişimci Cynthia Perun'a bildirir. Müşterinin iş yerinizden çevrimiçi bir sipariş vermesine yardımcı olabilirseniz, örneğin, onu mağazaya gelmesi için davet edin. İşletmenizin telefon numarasını, e-posta adresini ve web sitesi adresini ekleyin. Mektup kapanışında bu bilgiyi tekrarlamakta sorun yoktur - ve takip bilgisine ihtiyaç duyarsa müşteriyi sizinle iletişime geçmesi için davet edin.
İpuçları
-
Yazım hatası ve gramer hataları işinize kötü yansıtacak. Bilgi taleplerinin yanıtları da dahil olmak üzere müşterilere herhangi bir yazışma göndermeden önce, idari asistanınıza veya bir iş arkadaşınıza mektupları en az iki kez okutun.
