Durum tespiti, esasen, önemli bir işlem veya karardan önce gelen yoğun bir soruşturmadır. Örneğin, durum tespiti tipik olarak bir işletme satın almakla ciddi bir şekilde ilgileniyorsanız veya büyük bir dış kaynak sözleşmesi için bir satış sunumu hazırlamanız gerektiğinde ortaya çıkar. İşlem zaman alıcı olabilir ve çoğu zaman sahne arkasında gerçekleşmek zorunda olsa da, durum tespiti raporunda topladığınız ve özetlediğiniz bilgiler, iyi bir karar almak veya etkili bir sunum oluşturmak için çok önemlidir.
Yapısı ve Odak
Diğer çoğu resmi raporda olduğu gibi, durum tespiti raporu, bir amaç, bir yönetici özeti, temel bulgular, bir tavsiye bölümü ve bir veya daha fazla ek içerir. Ancak durum tespiti raporunu diğerlerinden ayıran şey, amacı, odağı ve bilgi derecesidir. Durum tespiti yapmanın - gerçekleri araştırmak, ham verileri toplamak ve şahsen gözlemler yapmak - aktif hale getirmenin aktif aşamasını tamamladığınızda, rapor oluşturma, mevcut durumu değerlendirmenize, riskleri tanımlamanıza ve kaldıraç sağlama sorunlarını çözmenize olanak sağlayacak şekilde verileri düzenler fırsatları.
Biçim ve Ses
Çoğu kişi, sözleşme veya fiyat görüşmeleri sırasında perde arkası referans materyali olarak veya bir teklif sunumu oluşturmak için bir bilgi kaynağı olarak durum tespiti raporu kullanır. Amaç ne olursa olsun, durum tespiti raporuna eklediklerinizin çoğu gizli bilgilerdir, bu nedenle hedef kitleye yazmanın ve hedeflere odaklanmanın yanı sıra, yalnızca en alakalı ya da temel bilgileri içerir. Resmi bir ses kullanın ve objektif, tarafsız yazıyı kullanarak gerçekleri sunun ve rapor bilgisini harf veya rakam kullanarak ayrı bölümlere ayırın.
Hedefler ve Yönetici Özeti
Hedefler bölümünde gerekli özen gösterme nedenlerinizi açıklayın. Her ne kadar yönetici özeti rapor hedeflerinden hemen sonra gelir - ve kuruluştan önce - özeti en son yazın. Bunun nedeni, bu bölümle ilgilenen okuyucular - genellikle şirket yöneticileri - raporun tamamını okumak için zaman alabilir. Yönetici özetini, minyatürdeki bir rapor gibi okunacak şekilde yapılandırmanız gerekir, ancak aynı zamanda uzunluğunu raporun geri kalanıyla orantılı tutar.
Anahtar Bulgular ve Öneriler
Bir yazar ve bağımsız BT danışmanı olan Michael Sisco, TechRepublic web sitesinde yayınlanan bir makalede, temel bulguların şirketin fiyatını veya devam eden operasyonlarını etkileyen unsurlara odaklanması gerektiğini söylüyor. Örneğin, bir dış kaynak sözleşmesi sunumu için kullanmak üzere bir durum tespiti raporu yazıyorsanız, verimlilik ve performans konularını vurgulayan operasyonel süreç arızaları gibi fiyat ve konumunuzu destekleyen hususları da dahil edin. Ek olarak, şirketin şu anda şirket içinde bir hizmeti yürütmek için ne kadar harcama yaptığını ortaya çıkaran maliyet oranlarını ve eski veya eski ekipmanların iyileştirilmesi veya değiştirilmesi için daha da fazla para yatırma ihtiyacı gibi riskleri tanımlayan maliyet oranlarını da ekleyin. Öneriler bölümündeki kaldıraç fırsatlarını vurgulayın. Uygulama maliyetlerini dahil edin, yatırım geri dönüş oranı sağlayın ve her fırsat için tasarruf veya faydaların gerçekleşmesi için bir zaman dilimi verin.
