Bir durum raporu tam olarak adın ima ettiği şeydir: bir olayın veya durumun "kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl olduğunu" açık bir şekilde gösteren doğrulanmış, gerçek bilgileri içeren bir durum raporu. Pek çok kuruluş, doğru ve uygun kararlar almak için ihtiyaç duydukları girdi ve bilgileri üstlerine vermek için durum raporları kullanır. Acil durum yönetim kuruluşları, devlet kurumları, silahlı hizmetler, işletmeler, kolluk kuvvetleri, insani sivil toplum kuruluşları ve diplomatların hepsi durum raporlarına güveniyor.
Durumu mümkün olduğunca net bir şekilde gözlemleyin. Olay doğal bir felaketse, felaket bölgesini görüntüleyin ve toprak, altyapı ve nüfus üzerindeki etkiyi not edin. Bir durum raporu, kararlarını bu gerçeklere dayandıracak kişilere tüm ilgili gerçekleri sağlamalıdır. Dikkatlice gözlemleyin. Varsayım ve görüş bir durum raporuna ait değildir.
Bilgiye ihtiyacınız olan tüm insanlarla konuşun. Durum raporları gerektiren veya üreten her kuruluş, muhtemelen iletişim kurması ve sorgulanması gereken personeli listeler. Her görüşme sırasında iyi not alın, bu verileri rapora ekleyeceksiniz.
Veri topla ve topla. Amaç, bir etkinliğin mümkün olan en kapsamlı resmini ve o etkinliğin sonuçlarını vermektir. Durumun her yönü ile ilgili ayrıntıları not edin: ne oldu, kime, saat, tarih ve konum detayları, altyapıyı ve yerel halkın nasıl yanıt verdiğini. Birçok kuruluş, belirli türden bilgi talep eden bir durum raporu için standart bir biçime sahiptir. Böyle bir format varsa, kullanın. Veri toplanmasını daha hızlı ve daha kesin hale getirecektir.
Raporu mantıksal sırada düzenleyin. İlgili tüm bilgileri dahil edin. Olayları tanımlamak, sıfat ve zarflardan kaçınmak için net ve özlü kelimeler kullanın. Düzenli ilerleme raporları muhtemelen ilk durum raporunu izleyecektir, bu nedenle yakın zamanda ne olacağını değil, sadece şu anda neler olduğunu tanımlamanız gerekir.
Raporun başında, ancak tüm veriler toplandıktan ve mantıksal bir sıraya koyulduktan sonra önemli bir ana ya da yönetici özeti bölümü ekleyin. Varsayımdan kaçınarak gerçekleri ve rakamları kullanın. Özet veya özeti bölümünde, meşgul üstlerin ilk okuması için en önemli bilgileri iletmesi gerekir.
İpuçları
-
Raporun okuyucularını ve durum hakkında bilmeleri gerekenleri aklınızda bulundurun.
