Başarılı kayıt yönetim sistemleri, kayıtları güvenli bir şekilde saklar ve kayıtların oluşturulması, bakımı, kullanımı ve imhası için organizasyonel bir yöntem oluşturur. Kayıt yönetimi kılavuzlarının oluşturulması ve sürekli güncellenmesi sistemin bütünlüğünü korumak için esastır. Bilgi gereklilikleri, giriş yöntemleri, depolama zaman çizelgeleri ve yedekleme, güvenlik yönetmelikleri ve doğru raporlama için kurallar kullanarak etkili bir kayıt yönetim sistemi oluşturabilirsiniz.
Bilgi
Şirketinizin ne tür bilgileri saklamak istediği ve depolaması gerektiği konusunda kılavuzlar geliştirin. Bu sözleşmeleri, çalışan dosyalarını, kuruluş belgelerini, müşteri kayıtlarını, yasal verileri, finansal kayıtları ve işletmenin ihtiyaç duyduğu tüm diğer bilgileri içermelidir. Her işlevsel ihtiyaca tamlık ve uygunluk sağlamak için birden fazla departmana danışarak bu listeyi derleyin. Yasal yükümlülükleri yerine getirmek için gereken bilgilerin kayıt yönetimi saklama yönergelerinize dahil edildiğini doğrulamak için şirketinizin hukuk danışmanıyla son listeyi inceleyin.
Giriş Yöntemleri
Her kayıt türü için kayıt girişi için bir metodoloji oluşturun. Kayıtlar manuel olarak girilebilir, tamamlayıcı sistemlerden içe aktarılabilir veya bir tarama sistemi aracılığıyla girilebilir. Bu giriş yöntemleri güvenilir ve güvenli olmalıdır. Elektronik borsalar için, doğru transferleri sağlayan fazlalık kontrolleri yapın. Manuel giriş için, doğruluğu sağlamak için bir kalite kontrol sistemi başlatın.
Depolama
Sisteme girilen her kayıt türü için depolama zaman çizelgelerini belirleyin. Zaman çizelgeleri yasal yükümlülükleri, veri sistemi kısıtlarını ve işlevselliğini dikkate almalıdır. Nadiren erişilen kayıtlar için, kayıtlara ara sıra erişime izin veren tamamlayıcı bir depolama sistemi düşünün. Bu kayıtlar, depolama ihtiyaçlarını en aza indirmek için sıkıştırılabilir. Kayıtları birincil kayıt sisteminizden uzak tutmak, sık kullanılan kayıtların daha hızlı çekilmesini sağlar. Kayıt yönetimi kurallarınız, rutin yedekleme prosedürlerini ve tercihen kritik kayıtların site dışında yinelenen depolanmasını içermelidir.
Güvenlik
Derinlemesine bir güvenlik planı, kayıt yönetim planınızın önemli bir parçasıdır. Grup, güvenlik açısından sınıflandırılabilir gruplara kayıt yapar ve uygun çalışan gruplarına güvenli, şifre korumalı erişim atar. Bu güvenlik incelemesi, girdi verilerine erişimi olan, bakımını yapan ve kayıtları kullanan veya imha edenlere de uygulanmalıdır. Şirket ve yasal yükümlülüklere uyumu sağlamak için güvenlik iznini düzenli olarak gözden geçirin. Yeni çalışan prosedürlerine güvenlik önlemi ekleyin ve çalışan prosedürlerini sonlandırın.
Raporlar
Rutin raporlama, kayıt yönetim sisteminizin bir parçası olmalıdır. Bu raporlar, hassas verilere erişen kullanıcıların listelerini, güvenlik iznindeki değişiklikleri, eksik kayıtlar için hata raporlarını ve elden çıkarmaya tabi kayıtları içermelidir. Herhangi bir kritik veri alanı için raporlar ekleyin.
