Bir çalışan için performans incelemesi hazırlamak, incelemecinin yazılı bir belgeye belirli bilgileri içermesini gerektirir. Belirsiz veya genel ifadeler ve kanıtlanamayacak kişisel görüşlerden kaçının. Performans inceleme belgesini belirli ve açık tutarak, bir çalışanın personel dosyasında tutulabilen ve bir sonraki gözden geçirme sırasında atıfta bulunabilecek faydalı bir belge haline gelir.
Aktif zaman
Etkin zamanda yazma, performans incelemesi yazmanın anahtarıdır. Önümüzdeki gözden geçirme dönemi için hedefleri listelerken, bu hedeflerin her birine bir fiil ile başlayın. Bu ifade, çalışanı harekete geçmeye çağırır ve ne yapacağını söyler. Performans değerlendirmesinde kullanılacak bazı önemli aktif zaman fiilleri arasında "tamamlandı", "başar" ve "üret" bulunur. Amerikan Dış Servis Birliği web sitesine göre, aktif bir şekilde yazmak, performans değerlendirmesinde yazılan amaç ve hedeflerde karışıklık riskini azaltır.
Zamirleri Tanımla
Eğer zamirler bir performans incelemesinde kullanılacaksa, zamirin kime ya da neye karşılık geldiğinin açık olduğundan emin olun. Bunu yapmak için, özellikle incelemenin başında gruba, kişiye veya göreve başvurduğunuzdan emin olun ve tekrar kullanmak için zamirleri dikkatli kullanın. Performans değerlendirmesinde, incelemeyi netleştirebilecek belirli isimler, gruplar veya kuruluşlarla değiştirilebilecekleri zaman zamirlerini kullanmaktan kaçının.
Sayılar ve Metrikler
Hedefleri belirlerken spesifik olun. Geçtiğimiz inceleme döneminde yapılan başarılara atıfta bulunurken de spesifik olun. Mümkünse sayılara bakın. Hedefin ne olduğunu tanımlamaksızın "hedefin üstünde" gibi geniş ifadeler kullanmayın. Kesin bir hedef kullanmak, incelemeyi açık ve spesifik hale getirir ve çalışan bir terfi için başvurduğunda veya bir zam istediğinde başvuruda bulunursa karışıklık olasılığını sınırlar. Bu sayıları verirken belirli örnekler verin. Birisinin "beklenenden yüksek bir düzeyde" performans gösterdiğini söylemek, "bu yıl tamamlanan 20 raporun amacını, belirtilen hedefe göre yüzde 25 olan beş raporla aştığını" söylemekten daha az kesin.
Tarih
Performans değerlendirmesinde tarihleri kullanın. Bu tarihler, çalışanın incelemesini verirken, olumlu ya da olumsuz performansın belirli örnekleriyle birlikte, gözden geçirme dönemi boyunca belirli durumlara atıfta bulunmalıdır. Hedefleri belirlerken, hedefin gerçekleştirmesi gereken bir tarih ekleyin. Mevcut inceleme döneminin bitiminden önce tamamlanması gerekiyorsa, geçerli inceleme döneminin biteceği tarihi de ekleyin. Bu, hedefleri netleştirmeye ve spesifik hale getirmeye yardımcı olur.
