Robert’ın Düzen Kuralları, bir kamu toplantısına başkanlık etme girişimi sonrasında ABD Ordusunda bir mühendis tarafından yazılmıştır. Kurallar, kar amacı gütmeyen gruplar, öğrenci meclisleri ve diğer kuruluşlar için bir el kitabı haline geldi ve üyelerin kime, ne zaman ve nasıl bahsettiği ve kararlar hakkında oy kullandığı konusunda rehberlik etti. Toplantıya başlamadan önce tüm üyelerin karmaşık olabilecek bu kuralları anlamaları gerekir. Kurumların ilerleyebilmesi için doğru kararların kaydedilmesi esastır.
Oy Verme
Oylamadan önce, bir hareket başlatılmalı ve ikincil hale getirilmelidir. Toplantının tutanakları genellikle bu hareketleri yapan ve yapanların isimlerini kaydeder. Tartışma sonrasında bir üye soruyu arayabilir, yani başkandan oy kullanmasını ister. Yine, bu hareketin ikinci birini yapmasını gerektirir ve ayrıca atfedilir. Bir oylama yapılmadan önce, kuruluşun tüzüklerinde tanımlandığı gibi nisap olmalıdır.
Oy Verme Yöntemleri
Grupların bir oylamada oy kullanabileceği birden fazla yol var. Bazı yöntemler, herkesin "evet" veya "hayır" demesini istemek gibi oyların sayılmasını gerektirir. Kesin bir sayım isteğe bağlı olabilir ve yalnızca bir üye (örneğin, sesle ya da "güle güle" ya da "hayır" derken) veya başkan tarafından (örneğin, bölünerek, insanlardan ayakta durmalarını ya da kaldırmalarını isteme) istendiğinde yapılabilir.). Daha az tartışmalı konular için, konuşmacı itiraz olup olmadığını sorarak genel rıza ile oylama yapabilir.
Çoğunluk Gereksinimleri
Her kuruluşun tüzüğü, bir hareketi geçmek için gereken çoğunluğun boyutunu belirleyen kurallara sahip olacaktır. İdari kalemler için, genellikle basit bir çoğunluk yeterlidir. Ancak, üçte iki çoğunluk, kuruluşun yapısındaki veya tüzüklerindeki önemli değişiklikler için gerekli olabilir. Tutanak, kararın ne tür bir çoğunluk gerektirdiği konusunda net olmalıdır.
Oy Verme Muafiyeti
Örgütün başkanı veya başkanı diğer üyelerle aynı haklara sahiptir. Ancak oylama oy kullanmadıkça veya oylama sonucu etkileyemezse tarafsızlığı korumak için oy kullanamaz. Memur olmayan üyeler, iyi durumda oldukları sürece diğer tüm üyeler gibi oy kullanabilirler. Vekaleten oylar veya bulunmayan üyelerin yerine katılan birinin oy kullanması, tüzük tarafından kabul edilmediği sürece sayılmaz.
Kaydedilecek Diğer Öğeler
Toplantı tutanaklarının oyların kaçınmasının yanı sıra "evet" ve "hayır" oylarının kaç oyladığını kaydetmesi gerekir. Hareket geçerse de kaydedin. Genel olarak tutanaklar görüşmenin sonucunu yansıtır, tartışmayı değil. Konuşmanın öncesinde değil, oylama sonuçlarında çok net olmak önemlidir.
