Bir Müşteri Hizmetleri El Kitabı Nasıl Yazılır. Bir müşteri hizmetleri el kitabı yazmak, çalışanlarınızın işlerini şirket politikalarına müdahale etmeden veya şirket politikalarına aykırı olmadan daha kolay ve uygun şekilde yürütmelerine yardımcı olacaktır. Özellikle resmi belgeler yazarken tecrübeniz yoksa, el kitabını profesyonelce yazmanız anlamlı olur. Fakat onu kim yazıyorsa ve el kitabının ne kadar resmi veya gayrı resmi olursa olsun, yararlı ve etkili olması için ele alınması gereken birkaç nokta vardır.
Ellerinizi tutabildiğiniz kadar çok müşteri servis el kitabını okuyun.Birçok şirket kılavuzlarını çevrimiçi olarak gönderir veya şirket merkezini arayarak ve bir kopya talep ederek bir tane edinebilirsiniz. Bu yoldan birini bulamazsanız, daha önce çalıştığınız şirketlerden müşteri hizmetleri el kitaplarının kopyalarını istemeniz yeterlidir.
Şirketi ve çalışanları olası yanıtlara dayanarak olası sorumluluklardan koruma hakkını içeren bir metni eklediğinizden emin olmak için bir avukata danışın. Bu, özellikle alıcılar için potansiyel olarak tehlikeli olabilecek hizmetleri veya ürünleri ele alan bir şirket için müşteri hizmetleri el kitabı yazmanız gerektiğinde önemlidir.
Çalışanların arayanlara söylemesine izin verilmeyen kelimelerin bir listesini ekleyin. Çoğu müşteri hizmetleri departmanı "hayır söz veriyorum" veya "Kesin" gibi cümleleri büyük no-no'lar olarak kabul eder. Bunun nedeni, sözlerin bir garanti vermesidir ve daha sonra şirkette çalışanın vaat ettiği şeye uymadığı takdirde ciddi bir soruna dönüşebilir.
Çalışanların cevap bulmasını kolaylaştırmak için müşteri hizmetleri kılavuzunu bölümlere göre düzenleyin. Bir müşteri el kitabının en büyük ve en önemli bölümleri şunları içermelidir: şirket politikaları, temsilciler için sınırlamaları konu ve en sık sorulan soruların ayrıntılı cevapları. Her şirket, sunulan hizmetlerle ilgili sorunları ele almak için ek bölümlere ek olarak ürünleri ile ilgili özel tavsiyeler ve uyarılar isteyebilir.
Şirket, çalışanların arayanlara açıklaması gerekebilecek zor terimleri kullanıyorsa bir sözlük listesi ekleyin. Aynısı, ayrıntılı açıklamalar gerektirebilecek ve hem yeni işçiler hem de müşteriler için kafa karıştırıcı olabilecek özel politikalar için de geçerlidir.
İpuçları
-
El kitabını bir kayıt cihazına dikmek daha kolay olabilir ve daha sonra birisinin sizin için bir transkript oluşturmasını sağlamak, özellikle de politikaları iyi biliyorsanız ancak el kitabını açık ve anlaşılır bir şekilde yazabilirsiniz.
