Küçük bir işletmeye sahip olmak çoğu zaman daha az insanın uygun olduğu, daha az zamanları olduğu ve aynı anda birçok farklı iş yapmaları gerektiği anlamına gelir. Büro prosedürlerini belirlemek, katılan herkes için zaman, stres ve paradan tasarruf edebilir. Standart prosedür, tüm tarafların günlük faaliyetlerinde nasıl devam edileceğini ve nihai sorumluluğun nerede olduğunu bilmeleri anlamına gelir.
İnsan Kaynakları Sorunları
İnsan kaynakları, önceden belirlenmiş politika ve prosedürlerin kafa karışıklığını ve çatışmayı en çok ortadan kaldırabileceği bir alandır. Devamsızlık, telefon kullanımı, hastalıklı ödeme, tatil talepleri, sağlık sigortası sorunları ve çalışma alanı güvenliği ile ilgili açık prosedürler bulunmalıdır. Çeşitli sorunlara önceden cevap vermek için ne kadar küçük olursa olsun, bir el kitabı derlemek genellikle iyi bir fikirdir. Çalışan çatışmaları, hırsızlık, taciz, işyerinde şiddet ve diğer önemli konular, bu durumları yönetmek için açık politika ve prosedürlerle önlenebilir. Çalışan incelemeleri ve uyarıları, yan hak paketlerinin tarihleri ve diğer soruların yanı sıra ele alınabilir.
İş görevleri
Özellikle küçük ofisler, personelin tam iş görevlerini belirleme konusunda zorluklar yaşayabilir. Çalışanların işlerinin neye ihtiyaç duyduğunu ve hangi ek görevleri üstlenebileceklerini bilmelerini sağlayarak, kafa karışıklığı giderilebilir. Bu, başkalarının hasta günlerinde veya tatil zamanlarında ofis dışındayken kimin devraldığını belirten organizasyon şemaları gerektirebilir. Belirli alanlarda son söz sahibi olanların net bir şekilde belirtilmesi, ofis ağındaki karışıklığı ve zor duyguları önlemede uzun bir yol kat edebilir. Smallbiztrends.com'a göre, ofis yöneticisinin, geleneksel büro görevlerinin ötesine geçen insan kaynakları, satın alma ve bilgi teknolojisi endişeleri gibi ek bir görevi üstlenen kişi olması muhtemel.
Finansal Prosedürler
Küçük bir işletmeyi yürütürken maliyetler hızla elden çıkar, bu nedenle kullanıcı dostu bir ofis muhasebe programı iyi ofis prosedürleri için çok önemlidir. İşletmenin bütçe kısıtlamaları dahilinde çalışmasını sağlamak için günlük olarak alacak ve işlemlere günlük olarak hesaplara kolayca erişilebilir. Finansal verilere erişim, bilmesi gerekenlerle sınırlı olabilir. Nakit ve küçük alımların yönetimi için prosedürler kolay kayıt tutma ile açık olmalıdır. Satın alma, envanter, faturalama ve bakım konularında formlar standartlaştırılmalıdır.
