Şirketler, çalışanları eğitmek, yazılım oluşturmak veya satın almak ve ofiste verimliliği artırmak için ofis yönetimi prosedür kılavuzlarını kullanır. Yazılım, ofis işlemlerinin büyük bir parçasıdır ve güvenlik, veritabanı oluşturma ve erişim, e-posta protokolü ve virüs koruması gibi bilgisayar işlemlerini tanımlamak için prosedürler gerektirir. Prosedürler kılavuzu, ofisinizin gereksinimlerini karşılayan yazılım yaratma veya satın almada yardımcı olacak akış şemalarını içerecektir.
Büro yöneticileri, kayıt ve belgelerin işlenmesi ve yönetilmesinden sorumludur; toplantılar, konferanslar ve özel etkinlikler için hazırlık yapılması; seyahat düzenlemeleri yapmak; ve müşteriler, yönetim, tedarikçiler ve personel ile iletişim kurmak. Etkili bir prosedür el kitabı, ofis uygulamalarını mümkün olduğunca açık ve net bir şekilde tarif eder. Yeni bir çalışan, ofis prosedürleriyle ilgili bilgi için kılavuza başvurabilmelidir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
3-Ring bağlayıcı
-
Kelime işleme yazılımı
İdari Ofis İşlemleri Nasıl Yazılır?
Prosedürleri tanımlayın
Büro yönetimi prosedür el kitabı çeşitli prosedürlerden oluşacaktır. En yüksek seviye, en genel prosedürlerle başlayın ve en detaylı olanı inceleyin. Her prosedürün bu kategoriye nasıl uyduğunu belirten üst düzey bir akış çizelgesi bulunmalıdır. Akış çizelgeleri yeni çalışanları eğitmeyi çok kolaylaştırır çünkü iş akışlarının grafiksel bir temsilidir. Aşağıdaki örnek, bazı ofis prosedürlerinin basit bir gösterimidir.
1. Ofis Kayıtları
1.1 Satınalma Malzemeleri 1.2 Dosyalama 1.3 Posta İşleme 1.4
1.3 Posta İşleme
1.3.3 Posta Alma -> 1.3.4 Posta Sırala -> Acil Yanıt mı Gerekiyor? -> Evet -> Acil Olarak İşaretle -> Hayır Teslim Et -> İşaretlemeyin -> Teslim Et
Kılavuzu yazarken, her bir alt başlık için yazılı bilgi verin. Örneğin:
1.3.3 Posta Alma Posta, posta odasında sıralanır ve her bölüm posta kutusuna saat 10'a kadar gönderilir. Ofis asistanı, postayı alır, sıralar (bkz. 1.3.4) ve postanın acil bir yanıt gerektirip gerektirmediğini belirler (bkz. 1.3.4). bakınız 1.3.5).
Prosedür Bilgisini Topla
Bu, yazma sürecindeki en önemli adımdır ve çoğu zaman gerekecektir. Açıkladığınız prosedürü ve projenin kapsamını anladığınızdan emin olun. Bu prosedür için izleyiciyi ve bunun üst seviye prosedürlere nasıl uyduğunu anlayın. Prosedürün tedarikçileri kimlerdir? Sahipler ve konu uzmanları kimlerdir? Müşteriler kimler? Yukarıdakileri açıkça anladıysanız, aşağıdaki adımları izleyin:
- Bir dizi görüşme sorusu yazın. Detaylı bir prosedür yazmak için bilmeniz gereken şey nedir?
- Röportajları yapın ve sonuçları belgeleyin.
- Girdiyi işleme, iş adımlarına ve çıktıya gösteren bir akış şeması oluşturun.
- İşlem sahipleriyle oluşturduğunuz akış şemalarını doğruluk açısından inceleyin.
Taslak El Kitabı Yaz
Kılavuz için bir format seçin ve yönetimin bu formatla uyuşmasını sağlayın. Kılavuzun tamamını özetleyin. El kitabını yeniden yazmak istemezsiniz, çünkü format veya içerik üzerinde anlaşma yoktur. 3 halkalı bir bağlayıcı kullanın, böylece değişiklik ve güncellemeler kolayca yapılabilir. Belgelenen her prosedür için aşağıdakileri ekleyin:
- Başlık
- Giriş
- genel bakış
- Revizyon Tarihi
- Prosedür sahibi - Uygun şekilde başlıkları kullanın ve kişisel adları kullanmaktan kaçının
- Adım adım açıklamalarla akış çizelgesi
- Tanımlar
- Prosedürde kullanılan malzemeler veya yazılım
- Çizimler, tablolar, çizelgeler ve uygun olan grafikler
İncele ve Düzenle
El kitabını sorumlu yönetim ekibi, prosedür sahibi ve prosedürün müşterisi tarafından gözden geçirin. Müşteri kuruluşun dışındaysa inceleme talep etmeden önce yönetim onayını aldığınızdan emin olun.
Doğruluğunu ve eksiksizliğini test etmek için, yazardan başka birisinin süreçteki her adımı atmasını isteyebilirsiniz. Yasal kısıtlamalar varsa, iç hukuk kuruluşunuzun el kitabını uyumluluk açısından gözden geçirdiğinden emin olun.
Gözden geçirme sürecinde bulunan eksiklikleri analiz edip düzeltin ve son halini yazın. Belgeyi yayınlamadan önce son onay imzalarını uygun seviyede alın.
Güncellemelerin belgelenmesinden sorumlu tek bir kılavuz sahibi atayın.
