İdari personel hiçbir zaman şan veya şöhret kazanmaz, ancak onlar olmadan işyerleri verimsizlik ve durgunluğa mahkumdur. Kalite yöneticileri, başkalarının işlerini ne kadar etkili yaptıkları konusunda fark yaratır. Herhangi bir şirketin işleyişini sağlayan perde arkası görevlerinin sonsuz akışını destekliyorlar ve onlarla yüzleşiyorlar.
İdari Asistan Nedir?
İdari asistanlar ofis ortamlarında çeşitli rolleri doldururlar. İşleri, bir yöneticiye adanmışlarsa ya da tüm işgücünü desteklemek için çağrıları, evrak işlerini ve diğer görevleri tek başlarına halledebilecekleri başarılı, kalabalık küçük bir ofisin anahtarı olabilirlerse, kişisel asistan kategorisine girebilirler.
İdari asistanlık işlerinin çoğu, e-postaları ele almak, telefon görüşmeleri yapmak veya müşterilere ve diğer personele çağrı yapmak, evrak işlerini yürütmek ve dosyalama sistemlerini yönetmeyi gerektirir. Genellikle, yeni çalışanlara katılmaya katılırlar. Ofis veya üst düzey yöneticiler için zaman çizelgelerini yönetebilir, randevu alabilir ve takvimlerin başında kalabilirler. Genellikle, su şirketinin su soğutucusunu ve diğer rutin işleri temizlemeye gelmesini sağlamak gibi düzenli olarak planlanmış bakım randevuları ile ilgilenirler.
Bir idari asistanın sınırlı ayrıntıları, şirkete ve çalıştıkları kişiye bağlıdır. Bir muhasebe ofisinde çalışıyorlarsa, muhasebe prosedürleriyle ilgili çalışma bilgisine ihtiyaçları olabilir. Bir televizyon prodüksiyon prodüksiyon şirketindeyse, film ve TV prodüksiyon dilini bilmeleri gerekir. Bir reklam şirketi için, reklam satın alma ve reklam öğeleri ve müşterilerle başa çıkma konusunda temel bilgilere sahip olmaları gerekir.
İdari asistanlık işleri, bir şirketin ne yaptığı hakkında genel bir bakış açısı elde etmek için harika bir yol olabilir ve birinin başka bir işe girmesi veya kendileri için en uygun rolün ne olduğu hakkında bir fikir edinmesi mümkün olabilir. Öte yandan, çeşitli teklifleri seven ve işin günlerine getirdiği hızlı tempoyu seven kariyer idari asistanları var.
İdari Asistanların Görevleri Nedir?
Sadece bir lise diploması ile mükemmel bir idari asistanlık işi yapmak mümkündür, ancak bazı üniversiteler, özellikle yöneticiler altındaki işler için yardımcı olur. Daha da önemlisi, hem yazılı olarak hem de konuşma sırasında iyi iletişim kurmak gibi çok fazla e-posta gönderme ve telefonla ilgilenme gibi işe özgü becerilerdir. Genellikle, yöneticiler, öfkeli müşterilerle başa çıkmaları veya ofislerindeki personel arasında tarafsız bir parti olmaları gerektiği için iyi bir dokunuş ve diplomasiye sahip olmaları gerekir. Ancak ayrıntılar için bir kafa ile iyi bir dinleyici değillerse, tüm iletişim becerileri tartışmak olacaktır.
Bilgisayar becerileri, Microsoft Word, Excel ve Outlook gibi programların nasıl kullanılacağını bilmek de dahil olmak üzere bir zorunluluktur. Veri girişi gerekli bir görev olabilir ve şirketin veritabanı yönetimi veya ekip işbirliği uygulamaları gibi kullandığı tüm programlarda hızlıca ustalaşabilmek yöneticinin rolünde başarılı olmasına yardımcı olur.
Postalamanın tüm yönlerini anlamak genellikle gerekli olacaktır ve günlük posta ve çalışma posta makinelerini ele almanın yanı sıra FedEx, UPS gibi kurye sistemlerini ve hatta yerel bisiklet kuryelerini nasıl toplayacağınızı da bilmenin USPS'nin yolunu bilmesini gerektirebilir.
Daha az ihtişamlı idari görevler ofisteki malzemelerin iyi stoklanmasını sağlamaktır. Kağıttan, yazıcı mürekkebine ve kalemlerine kadar, bunlar iyi çalışan bir ofisin arz omurgasıdır ve yönetici asistanının alanıdır. Bu yüzden fotokopi makineleri, bilgisayarlar ve daha fazlası gibi ofis ekipmanlarının bakımını ve bakımını da üstleniyor. Bunları düzeltmeleri gerekmeyeceklerdir, ancak küçük bir problem çözme çok uzağa gider ve zamanın geri kalanında BT departmanını arayabilir veya insanları tamir etmek için ulaşabilirler.
İdari Personel Hangi Niteliklere İhtiyaç Duyar?
Şirket asistanı ile profesyonel bir tavır ve görünüme sahip olmak, bu işte uzun bir yol kat ediyor, çünkü idari asistanlar genellikle bir şirketin “ön yüzüdür” ya da birinin bu masaları çalıştırırken bir yöneticinin aldığı ilk izlenimdir.
Organize olmak çok önemlidir. Tüm bu programları yönetmek, çağrıları yapmak, notlar vermek, elektronik tabloları güncellemek, dosyalama sistemini sürdürmek - bunların hepsi iyi organizasyon becerileri ve sürekli olarak birçok şeyin üzerinde durma yeteneği gerektirir. İlgili, tabii ki, zaman yönetimi becerileridir, çünkü son teslim tarihi bir sabittir ve bir sözleşme çok geç gönderilirse veya bir çağrı derhal geri alınmazsa, paha biçilmez iş anlaşmalarının çökmesine neden olabilir.
Ekip çalışmasında mükemmel olmak kritik öneme sahiptir, çünkü personel rollerinin desteklendiği şey budur, ancak tek başına da çalışır. Projelerin zirvesinde kalmak ve kendi kendine başlayan olmak esastır ve bunu sürekli kesintilerle yoğun bir ortamda yapmak zorunludur. Günler çağrılarla, yardıma ihtiyaç duyan insanlarla ve acil çözümler gerektiren açılır görevlerle doludur, ancak yine de hepsinin de tamamlanması gereken devam eden projeler var ve yönetici personelinin her ikisinde de başarılı olması gerekiyor.
Hangi Beceri Kümeleri Değerli?
İdari destek çalışmasında başarılı bir kariyer için gereken standart günlük becerilerin ötesinde, birinden paketten ayrılabilecek ve onlara daha yüksek ücretli, daha zor yönetici işlerinde üstünlük sağlayabilecek birçok başka beceri vardır.
İki dilli veya çok dilli olmak, sahip olmak için fantastik bir beceridir. İspanyolca, Almanca, Çince, Hintçe veya ulusal veya uluslararası işletmelerde ortak olan diğer dilleri bilmek, yöneticiyi son derece değerli kılabilir ve bu roller de genellikle daha fazla öder.
Potansiyel olarak değerli olan diğer bazı beceriler arasında sosyal medyayı tanımak, muhasebe konusunda temellere sahip olmak, rapor yazma ve veri analizi konusunda beceride olmak ve bazı çalışma kuralları ve sözleşmeleri hakkında bilgi sahibi olmak bulunmaktadır.
Sonuçta, idari asistanlar, ilgilendikleri kariyer alanlarında iş aramalıdır. Hukuku seven birisinin bir hukuk bürosunda çalışması gerekiyor, çünkü orada etkin bir şekilde çalışabilmeleri için meslek hakkında biraz bilgi edinmeleri gerekecek. Aynı şekilde, ilacı sevmeyen bir kişinin doktor ofisinde çalışmayı arzu etmemesi gerekir. İşyerinde yapılan iş hakkında ne kadar fazla şey bilirse, asistan olarak o kadar değerli hale gelirler ve şansları o kadar artar.
İdari Asistanlar Ne Kazanır?
İdari asistanlık işleri çok çeşitlidir ve iş sorumluluklarının kapsamı, deneyimleri ve yardım ettikleri kişilerin kıdemlerine bağlı olarak tazminat artmaktadır. Bu nedenle, küçük bir ofis için bir yönetici asistanı, bir reklam evinin yüksek kazançlı, hızlı tempolu bir bölümü için birden fazla kazanacak ve her ikisi de yalnızca bir CEO için çalışan bir yönetici idari kadrodan daha az kazanacaktır.
Indeed.com’a göre, Ekim 2018’de iş ilanlarında sunulan ücretlerin ortalaması alınırken, giriş seviyesi yönetici asistanları $13.05 saat başına veya yaklaşık $28,000 Yılda. Öte yandan, Salary.com tecrübeli bir genç idari asistanın ortalama olarak kazandığını bildirmektedir. $40,588Eylül 2018 itibariyle. Aynı site bir CEO’nun idari asistanının ortalama maaşını $77,913ancak, fayda paketleri dahil olmak üzere üst düzey maaşlar, $95,219.
İdari Asistanların Geleceği
Teknoloji hızla değişiyor, hayatımızı her zamankinden daha üretken, organize ve hızlı kılıyor. Biri bunun geleceğin idari asistan işlerini tehdit ettiğini düşünebilir, ancak durum böyle değil. Aslında, bazı yönlerden, onlara daha da fazla fırsat veriyor.
Bugün “sanal asistanlar” yükselen bir kariyer. Uzaktan çalışma ve işverenleriyle telefonla ve videoyla iletişim kurma yeteneği, asistanların dünyadaki insanlar için çalışmasını mümkün kılar. Bu, evden veya yurtdışından çalışmak isteyenler için büyüyen bir kariyer fırsatıdır. Bazı VA'lar doğrudan şirketler için çalışıyor, bazıları üçüncü şahıslar tarafından çalışıyor ve bir çoğu haftada iki veya daha fazla işveren için serbest meslek sahibi ve yarı zamanlı çalışıyor. Başarılı bir VA olmak, daha çok kendi kendine başlama ve çalışmayı gerektirir, çünkü uzaktan çalışmak, birinin kendi kendine hareketlenmesini sağlamak anlamına gelir.
Geleneksel ofislerde de idari asistanların korkacak hiçbir şeyleri yok - işleri herhangi bir işyerinin başarısının anahtarı olmaya devam edecek. Değişen şey, otomasyon ve dijital güven artmaya devam etmesi beklenen bilgisayar yetkinlik düzeyidir, bu nedenle trendlere ve teknolojilere ayak uydurabilenlerin akranlarına göre bir avantajı olacaktır.
