Yönetim kurulu üyelerinin, bir şirketin ticari ilişkilerinin yönetiminde makul bir özen göstermeleri gerekir ve bu da bir kurumun finansmanı üzerinde kalmayı içerir. Bunu, kuruluşun saymanından gelen raporları kullanarak, kuruluşun tüzüğüne veya mevcut yönetim kurulundan gelen talimatlara bağlı bir zamanlamaya ilişkin raporlar alarak yaparlar.
Kurul Görevleri
Yönetim kurulu, kar amacı gütmeyen veya kar amacı gütmeyen bir işle ilgili işleri denetleyen resmi organdır. Bir kurul, faaliyetlerini yürütmesi için bir yönetim firmasını veya şirket yöneticilerini işe alabilir, ancak kurul hala kuruluşun genel hedeflerini ve misyonunu belirler. Kurullar, mali performansları, üyelik sayıları ve kuruluşun faaliyetlerinin görevlerinin bir parçası olarak kalmaları gerekir. Ya kitapları doğrudan tutarak ya da bir müteahhit ya da çalışanı yöneterek kuruluşun mali durumunu denetlemek için bir hazine tayin ederler.
Sayman Görevleri
Bir kurulun saymancısı, kuruluşun mali durumunu izleyen kişidir. Daha küçük kuruluşlarda, özellikle de kar amacı gütmeyen kuruluşlarda, hazine sahibi, kurumun vergilerini yapmak için kitapları tutabilir, para yatırabilir, çek yazabilir ve bir vergi hazırlayıcıyla çalışabilir. Büyük kuruluşlarda, hazine sahibi yalnızca ücretli bir muhasebeci, muhasebeci, genel müdür veya mali işler müdürünün çalışmalarını inceleyebilir. Bazı hazineciler, çeşitli kurul üyelerinden veya kurul atananlarından oluşan bir finans komitesine başkanlık eder.
Raporlama Gereksinimleri
Hazineler, kurullarına düzenli mali raporlar sunar. Bu genellikle aylık veya üç ayda bir yapılan resmi kurul toplantılarında gerçekleşir. Sayman raporu, genellikle bir kurul toplantısında ilk iş emirlerinden biridir, kurul ayrıntılı değilse raporun görüşülmesine zaman ayırır veya hazırlanmamışsa saymandan bir özet kabul eder. Sayman, her yıl kurulun önümüzdeki yılki bütçesi, yılsonu performans raporu ve kuruluşun vergi beyannamelerini sunar. Halka açık bir şirketse, hazine sahibi kurumun faaliyet raporuna girecek bilgileri sunar.
Rapor İçeriği
Saymanın raporları, kurulun isteklerine ve kurulun kuruluşun işlerini yönetmek için gerekli sorumluluğunu yerine getirme ihtiyacına bağlı olarak basit veya karmaşık olabilir. Küçük kuruluşlar, saymandan yalnızca son toplantıdan itibaren banka bakiyesini ve mevcut banka bakiyesini okumasını isteyebilir ve böylece kurul üyelerine önemli farklar sorma imkânı verebilir. Daha büyük organizasyonlar ayrıntılı mali raporlar, büyük işlemlerin açıklamaları ve gelecek çeyrek için tahminleri isteyebilir. Bir kurulun maliyesi üzerindeki kontrolü ne kadar fazla olursa, yönetim kurulu toplantılarında ihtiyaç duyduğu bilgi o kadar az olur. Örneğin, kurul bir hazine tayin ederse, bir finans komitesine sahipse ve bir muhasebecinin yönetiminden sorumlu bir icra müdürü işe alırsa, tam kurulun kuruluşun mali kaynaklarını her toplantıda derinlemesine incelemesi gerekmeyebilir.
