Muhasebeciler, finansal verilerden stok miktarlarına kadar çalışma saatlerine kadar her gün çeşitli verilerle çalışırlar. Verileri kullanmak için muhasebe personelinin verileri depolamak için bir yere ihtiyacı vardır. Bir şirketin muhasebe verilerini depoladığı yere muhasebe bilgi sistemi denir. Çoğu şirket, bu kayıtları barındırmak ve kullanıcıların bu kayıtlara erişmesine izin vermek için bilgisayar teknolojisini kullanır.
Muhasebe verisi
Muhasebe verileri finansal ve finansal olmayan verilerden oluşmaktadır. Finansal veriler, muhasebe raporlarında, finansal tablolarda ve devlet taleplerinde raporlanan bilgiler için ayrıntıları sağlar. Raporlara ek olarak, muhasebeciler rapor edilen sayıları doğrulamak için kullanılabilecek yedekleme belgelerini saklamaktadır. Finansal olmayan veriler, satış miktarları, üretim hacimleri, çalışma saatleri ve varlık açıklamalarından oluşur. Finansal olmayan veriler bildirilen finansal sayıları destekler. Satış miktarları toplam satışlar için ayrıntılı bilgi sağlar. Üretim hacmi, stok miktarları için ayrıntılı bilgi sağlar. Çalışma saati verileri, bordro için ayrıntılı bilgi sağlar. Varlık açıklamaları, bildirilen mülk ve ekipman için ayrıntılı bilgi sağlar.
Bilgi sistemi
Bir bilgi sistemi, depoda bir şirkette ihtiyaç duyulan tüm verileri derlemek için sağlar. Bilgi sistemlerinin, kullanıcıların ihtiyaçlarının ötesinde gizli bilgilere erişim sağlamadan ihtiyaç duydukları bilgilere erişebilmeleri için güçlü bir organizasyona ihtiyaçları vardır. Birçok şirket bilgi sistemi ihtiyaçlarını yönetmek için yazılım programları satın alır. Diğer şirketler, özel ihtiyaçlarını karşılayan bir bilgi sistemi oluşturmak için bilgisayar programcıları kullanır.
Muhasebe bilgi sistemi
Bir muhasebe bilgi sistemi, muhasebe bölümünün özel ihtiyaçlarını karşılamak için oluşturulmuş bir bilgi sistemidir. Muhasebe departmanı, çeşitli gizli bilgi parçalarını yönetir. Saatlik işgücü oranları ve yıllık maaşlar, özel personel bilgileriyle birlikte, bölüm içinde sınırlı erişim gerektirir. Müşteri satış fiyatları, özellikle farklı müşteriler benzer ürünler için farklı fiyatlar ödediğinde gizli kalmalıdır. Üretim maliyetleri bilgisi, rakiplerinin şirketin fiyatını düşürmeye çalışması için en içte kalmalıdır. Bu örneklerin her birinde, yalnızca belirli çalışanların bilgiye erişmesi gerekir. Bir muhasebe bilgi sistemi, seçilen çalışanların birlikte çalışması gereken ancak sorumluluk alanı dışındaki bilgileri almaması gereken belirli bilgileri alma mekanizması sağlamalıdır.
Kullanımları
Gizliliği korumanın yanı sıra, muhasebe bilgi sistemleri, kullanıcılara kendi ihtiyaçları için oluşturulan raporlar sunar. Muhasebe bilgi sistemleri, kullanıcıların bilgileri elektronik tablolara da indirmelerini sağlar. Bir elektronik tabloda, kullanıcı kendi gereksinimlerini karşılamak için belirli bilgi parçaları seçebilir.
