Büyük veya karmaşık bir faaliyetten sorumluysanız, bir etkinlik planlama komitesi işe yarayabilir. Komite erken kurulmalı, böylece baştan sona planlamada yer alabilir. Son başvuru tarihi ve komite üyelerini işe alma konusunda liderlik edin.
Toplantıdan aylar önce komite için planlar yapmaya başlayın. Komitenin ne sıklıkta toplanması ve toplantıların asgari düzeyde tutulması gerektiğinin belirlenmesi, böylece insanların sıkılmaması. Etkinlik yaklaşırken ek toplantılar planlayın.
Komite üyelerinin sorumluluklarını belirleyin ve komite üyelerine yaklaşmadan önce alt komiteleri planlayın.
İnsanları komiteye katılmaya davet edin. Etkinliğe ilgi gösteren veya benzer etkinlikleri planlama deneyimi olan insanlara odaklanın. Şahsen isteyin ve o noktaya planladığınız tüm detayları bireye verin. Komitenize katılmaları için onlara teşekkür ederek ve ilk toplantınızın ayrıntılarını hatırlatmaları için e-posta gönderin.
Her üyenin ilk toplantıda iletişim bilgileriyle kısa bir form doldurmasını sağlayın. Toplantı programlarını gözden geçirin ve etkinlikle ilgili mevcut varlıklar ya da sorunlar hakkında ayrıntılı bilgi verin. Nerede yardıma ihtiyacınız olduğunu ve hangi kararların alınması gerektiğini belirtin. Alt komiteleri açın ve grubun hangi üyelerin sorumlusu olacağına karar vermesine izin verin. İlk toplantı sonunda alt komite başkanları atayın.
