Sekreter ya da idari asistan olarak çalışmayı planlıyorsanız, doğru becerilere sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir. Sekreter ve idari asistanın rolü son yıllarda hızla değişti ve bu kişilerin ihtiyaç duydukları beceriler de gelişti. Hangi becerilerin ve yeteneklerin en önemli olduğunu anlamak iş aramanızı daha kolay ve daha başarılı hale getirebilir.
Bilgisayar yetenekleri
Artık çoğu sekreterlik çalışması bilgisayarlarda yapılıyor, bu yüzden sekreterlerin sağlam bilgisayar becerilerine sahip olmaları gerekiyor. Bu beceriler, Microsoft Office gibi büyük ofis yazılım paketlerini kullanma becerisini içerir. Olumsuz sekreterler, Microsoft Office'in birçok sürümünü kullanmaya başlamalı, çünkü tüm şirketler en son sürümü kullanmıyor.
İyi iletişim becerileri
Sekreterlerin hem yazılı hem de sözlü olarak güçlü iletişim becerilerine sahip olmaları gerekir. Sekreterlere genellikle patronları adına iletişim kurmaları istenir ve kendilerini ve işverenlerini en iyi şekilde sunmaları gerekir. Sekreterlerden, genellikle patronlarından aldıkları asgari talimatla mektuplar oluşturmaları istenir. Bu, İngilizce dilini mükemmel bir şekilde bilmeleri ve iş görgü kuralları ve uygun iş iletişimi biçimlerini sağlam bir şekilde kavramaları gerektiği anlamına gelir. Mükemmel iletişim ihtiyacı, e-posta ve anlık ileti gibi nispeten gayri resmi iletişimden iş tekliflerine ve resmi yazılara kadar tüm alanlara yayılmaktadır.
Yazma ve İdari Beceriler
Sekreterlerin çok güçlü bir yazma becerisine sahip olmaları gerekir, çünkü günlerinin iyi bir kısmı mektup, not, e-posta ve diğer yazılı iletişim yazmak için harcanır. Birçok işveren sekreterlik başvurusunda bulunanların bir yazma sınavına girmesini ister, bu nedenle görüşmeden önce yazma becerilerinizi hazırlayın ve uygulayın. Birçok sekreter, temel muhasebe ve bordro gibi idari işlevleri de yerine getirir. Sekreterlik mesleklerinde güçlü matematik becerileri önemlidir, bu yüzden bu becerileri kazanmak çok önemlidir.
İnsanların becerileri
Herhangi bir sekreter veya idari asistan için güçlü kişiler arası beceriler gereklidir. Bu bireyler rutin olarak birçok farklı departmanla çalışır ve işlerini etkin bir şekilde yapabilmek için organizasyondaki herkesle iyi geçinmeleri gerekir. Sekreterler ayrıca örgütün dışındaki kişilerle de çalışır ve çoğu zaman patronları için stand olarak görev yapar. Dostça bir tutum ve başkalarıyla iyi geçinmek bu iş için çok önemlidir.
