İşletmeler ve kuruluşlar, farklı bölümler ve bölümler arasında açık ve güvende kalan iletişim hatlarına dayanır. Etkili iletişim kuramadıkça, şirket işlevleri çok hızlı bir şekilde dağılmaya başlar. Ancak, aynı anda kendi yolunda iletişim kuran herkes de kaosa yol açar. Burası işyeri protokollerinin devreye girdiği yer.
Tanımlanan Protokoller
Basitçe söylemek gerekirse, protokoller bir kuruluşun üyelerinin takip etmesi ve kullanması gereken iç kurallardır. Kuruluş, hedeflenen faaliyetlerin protokoller altında ele alındığından emin olarak, her seviyede tutarlılık ve uygunluk sağlar. Ancak olumsuz, çok fazla protokolün fazlalık, bürokrasi ve daha da kötüsü gereksiz gecikmelere yol açmasıdır. Bu, çevik ve esnek olmaya çalışan bir kuruma karşı çalışır. Uygunluk ve cevap verme arasında bir denge kurun.
Elektronik iletişim
Aynı organizasyondaki kişilerin nasıl iletişim kurduğunu yönetme zorluğuna ek olarak, elektronik ve bilgisayarlı yöntemler bu konuyu karmaşıklaştırdı. Elektronik iletişimin hızı sıklıkla sorunların daha hızlı gerçekleşmesine ve hatalar yapıldığında daha fazla yayılmasına neden olur. Akıllı telefonlar, e-posta, anlık mesajlaşma ve bilgisayar dosyaları yalnızca iletişim telaşlarına katkıda bulunur.
Yazılı iletişim
İş iletişimi yöntemlerinin en geleneksel olanı olan yazılı mesajlar, kuruluşlar tarafından kolayca standartlaştırılır, böylece doğru ve doğru bir şekilde önceliklendirilebilirler. Bu, farklı önem düzeyleri için farklı yöntemler seçilerek yapılır. E-postalar, notlar ve temel mesajlar günlük iletişim için kullanılabilir. Antetli kağıt üzerindeki mutabakat ve mektuplar iletilen sorunları daha resmi bir şekilde ortaya koymaktadır. Politika tartışmaları ve önemli karar alma çabaları için yayınlanmış raporları ve raporları saklayın.
Elektronik Mesajlaşma
E-postalardaki, anlık mesajlaşmadaki ve İnternet'teki sorun, kuruluşların mesajın ve izleyicinin kontrolünü çok çabuk kaybetmesidir. Örgütler düzenli olarak elektronik iletişimin riskleri ve tehlikeleri konusunda eğitim veren personel tarafından iyi bir şekilde kullanılır, bu araçları günlük iletişimi saklar, eski iletişimleri düzenli olarak nasıl temizleyeceğinizi ve sadece önemli bilgileri nasıl tuttuklarını anlamak için düzenli iletişim ve eğitim personeline ayırır. Çok sık, insanlar bu araçları aptalca veya kişisel mesajlaşma için kullanırlar. Sonuçlar, bu dosyalar daha sonra davalarda ya da yasal konularda yeniden dirilirse, utanç verici olmaktan ciddiye kadar değişebilir.
Yazma Kuralları
Protokollerin bir parçası olarak, organizasyonlar da iletişimin açık kullanım kurallarına uyduğundan emin olmaktan yararlanır. Bu, çalışanların yazılı olarak nasıl doğru şekilde iletişim kuracaklarını anlamalarını sağlar. LOL, WTB, WU, LTR vb. Gibi hızlı, teknik kısaltmalar, profesyonel yazılara dahil değildir. Personel, yazım ve dilbilgisine prim veren uygun dilde iletişim kurmaları gerektiğini anlamalıdır.
Sözlü İletişim
Sözlü iletişim için protokoller yazılı belgeler ile aynı şekilde uygulanabilir. Gündelik tartışmalar, resmi toplantılar, hiyerarşi toplantıları ve politika belirleme / karar verme etkileşimleri dahil olmak üzere sözlü toplantılar için seviyeler olmalıdır. Bu temas olaylarının her birinin nasıl iletişim kurulacağı, ne kadar süre ve tepkilerin ve kararların nasıl işleneceği konusunda anlaşılması beklenen bir beklentisi olmalıdır. Bunu bir işletmede yapmamak, küçük gruplar halinde rahat ederken, kuruluşlar büyüdükçe sorunlara neden olmaya başlayan geçici etkileşim ile sonuçlanır.
