Tanım olarak, kapsamlı bir raporun bir konuyu veya bir fikri ayrıntılı olarak araştırması amaçlanmıştır. İşletmelerde, bir şirketin finansal durumunu değerlendirmek ve tartışmak için kapsamlı raporlar kullanılır. Kapsamlı raporlar, yeni bir iş trendini özetlemek veya yeni bir hedef pazar tanımlamak gibi başka amaçlar için de kullanılabilir. Tam olarak nasıl kapsamlı bir rapor yazılacağını öğrenmek, herhangi bir seviyedeki çalışanlar için yararlı bir iş becerisi olabilir.
Yazmaya Başlamadan Önce
Kapsamlı raporunuzu yazmaya başlamadan önce yazarken başvurmanız gereken tüm ilgili bilgileri, verileri, çizelgeleri, tabloları ve belgeleri toplayın. Düşüncelerinizi yapılandırılmış bir biçimde düzenlemenize yardımcı olacak bir yazma aracı olan bir taslak oluşturmalısınız. Bir taslak tipik olarak, raporunuzun çeşitli bölümleri için başlangıç noktaları olarak hizmet edebilecek kısa cümleler veya ifadelerden oluşur. Bu bölümler yazdığınız raporun türüne göre değişmekle birlikte, bir yönetici özeti, bir giriş, bir içindekiler tablosu, birkaç ana paragraf paragrafı, bir sonuç, bir ek ve bir referans bölümü içerebilir.
Rapor Yazımı
Anahatınızı kullanarak sizi yönlendirmek için kapsamlı raporun ilk taslağını yazarak başlayın. Okurlara, raporda yapılacak ana noktaları okumaları ve açıklamaları konusunda bilgi verecek olan giriş ile başlayın. Giriş sonrasında, raporunuzun kilit noktalarına değinen birkaç paragraf veya özel bölümler ekleyin. Raporun sonunda, raporu özetleyen bir sonuç yazın. Sonuç, raporda belirttiğiniz tüm ana noktaları sağlamlaştırmalıdır. Elinizdeki konuyla ilgili önerilerinizi veya görüşlerinizi içerebilir.
Yönetici Özeti
Raporunuzu yazdıktan sonra, yönetici özetini yazmak faydalı olacaktır. Bu, raporun tamamını özetleyen birkaç paragraftan oluşur. Yönetici özeti, okuyucuyu kapsamlı raporun yoğunlaştırılmış bir ön izlemesini sunmalıdır, böylece olayları ortaya çıkarabilirler. Makalenin bu bölümü, ne hakkında olduğunu anlamak için raporu önizlemek isteyen meşgul yöneticiler için genellikle yararlıdır. Yönetici özeti kısa bir örnek olabilir:
Örnek:
Digital Shirts, Inc., özel bir algoritma ile donatılmış, ısmarlama ısmarlama gömlekler sunuyor. Mağazalarımız, neredeyse sadece yüksek gelirli mahallelerde, ülkenin en iyi alışveriş merkezlerinden bazılarında bulunmaktadır. Satış ekiplerimiz, her müşteri için zanaatkar bir gömlek satın alma deneyimi oluşturmak için iyi eğitilmiştir.
Bu rapor, şirketin önerdiği yeni kanadının ayrıntılarını açıklamak için görevlendirildi.
Geçtiğimiz beş yıldaki rakamlara dayanan raporda, gelirin durgunlaştığını, diğer üst düzey perakendecilerin de rekor artışlar gördüğünü gösteriyor. Kapsamlı bir araştırmadan sonra, araştırma departmanı, gelir artışı bildirilen her şirketin, müşterileriyle bağlantı kuran dijital içerikte de bir artış olduğunu tespit etmiştir.
AR-GE, her gömleğe geniş kişisel uyuma ziyaretleri olmadan mükemmel bir uyum sağlamak için tasarlanan dijital bir uydurma uygulamasının, gelirde önemli bir artış yaratacağını belirledi. Bu rapor, uygulamanın nasıl kullanılacağını, uygulamalı araştırma miktarını ve bu teknolojiyi benimsemenin öngörülen sonuçlarını ayrıntılı olarak açıklamaktadır.
Tüm mağazaların yeni dijital donanım teknolojisini kullanmaya başlaması ve gelecek tatil sezonundan yararlanmak için zaman içerisinde eğitim ve pazarlama materyallerinin oluşturulması gerektiği önerilmektedir.
Destek Belgeleri Yararlıdır
Raporda kullandığınız çizelge, tablo veya grafiğin kaynağını ekte bulabilirsiniz ve araştırma kaynaklarınızı referanslar sayfasına ekleyin. Bu destekleyici belgeler argümanlarınıza ağırlık katacaktır.
Düzenleme Süreci
İlk taslağınız tamamlandıktan sonra, uygun gördüğünüz değişiklikleri ve eklemeleri yapmak için kapsamlı rapordan geri dönün. Yazma işleminin sonunda birkaç taslakla sonuçlanabilir. Yazma süreci boyunca hedef kitlenizi aklınızda bulundurun. Kullanacağınız dilin türü, kapsamlı raporu kimlerin okuyacağına bağlı olarak değişecektir. Örneğin, bu alanda bir uzman için yazıyorsanız, karmaşık ve sektöre özel terimler içerebilir. Ancak meslekten olmayan biri için yazıyorsanız jargon kullanmaktan ve kafa karıştırıcı kısaltmalar kullanmaktan kaçının. Bazı durumlarda, her paydaş grubu için farklı ve kapsamlı bir rapor yazmak mantıklı olabilir.
Yazmayı Bitirdikten Sonra
Yazma işlemini tamamladıktan sonra, çalışmanızı birkaç kez tekrar etmeniz ve gerekli düzeltmeleri yapmanız önemlidir. Kapsamlı raporu hedef kitlesine göndermeden önce, şirketinizin iletişim departmanından bir üyeden belgeyi yeniden okuyup düzenlemesini isteyin. Gelecekte kapsamlı rapor halk tarafından okunacaksa bu adım çok önemlidir.
Doğruluk, doğru dilbilgisi ve heceleme, özellikle de rapor şirketinizdeki üst düzey yöneticiler tarafından okunacaksa önemlidir. Çalışmanız şirketin kurumsal ofisinin her üyesi tarafından okunmayacak olsa da, kapsamlı ve kapsamlı bir rapor ancak promosyon süresi geldiğinde sizi daha iyi gösterebilir.
