Proje koordinasyonu genellikle birden fazla görevi aynı anda planlama ve yönetme anlamına gelir. Koordinasyon, iki veya daha fazla ilgili proje ile ilgilenen bir işletme için önemlidir. Projeler iş hedeflerine göre değişiklik gösterir, ancak yeni bir ürünün piyasaya sürülmesini veya hizmetlerin yeni alanlara genişletilmesini içerebilir. Bir proje koordinatörü, sektöre, işletme büyüklüğüne ve proje hedefine bağlı olarak, genellikle farklı roller ve sorumluluklar taşır. Örneğin, şirketler iç ve dış işleri yürütmek için ayrı proje koordinatörleri belirleyebilir; Oysa küçük işletmeler temel proje koordinasyon görevlerini bir yönetim rolü olarak örebilirler. Proje koordinatörleri, yöneticilere liderlik etmek üzere karar vericiler veya asistanlar olarak görev yapabilir.
temeller
Proje kapsamı (örneğin, projeleri farklı ekiplerle entegre etmek veya alternatif seçenekleri göz önünde bulundurmak) ve zaman çerçevesi (hem kısa vadeli hem de genel son tarih) temel özellikleri temsil eder - özellikle başarılı koordinasyon, kesintisiz yürütme ile birlikte uzun vadeli planlama gerektirdiğinden. Örneğin, işletmeniz yeni bir yer açmayı planlıyorsa, bir mağazanın inşa edilmesinin, gerekli izinlerin alınmasının, mobilya veya ekipman satın almanın, yeterli personelin işe alınmasının ve eğitilmesinin ne kadar süreceğini kesin olarak tahmin etmelisiniz. Bu nedenle, temel sarf malzemelerinin alınmasındaki gecikme, ekstra proje maliyetleri eklemek gibi tüm projeyi etkileyebilir.
Çalışanlar
Verimliliği sağlamak için, proje koordinatörü olarak görev yapacak bir kişiyi veya bir insan ekibini belirlemeyi düşünün. Proje koordinatörleri, beklenmeyen gecikmeleri veya durumları önceden tahmin etmek ve bunlara cevap vermek için güçlü problem çözme becerisine sahip olmalıdır. Ayrıca, farklı insanlarla etkileşime girip pazarlık edebilmeliler. Bir proje Meksika'da bir işyerinde çalışmayı içeriyorsa, koordinatörler iş gümrüklerinin Meksika'da Amerika Birleşik Devletleri'nden farklı olduğunu anlamalıdır. Bağımsız bir proje koordinatörü rolü oluşturamazsanız, proje koordinatörü görevini üst düzey yönetici yardımcısı olarak ayarlayın. Örneğin, bir proje asistanı, proje verimliliğini desteklemek amacıyla toplantılar planlayabilir, gündemler hazırlayabilir ve ilerlemeyi değerlendirebilir.
Yazılım
Proje dosyalarını korumak ve temel bilgileri yönetmek gibi verimliliği artırmak için yazılım programları kullanın. Bazı projeler için elektronik tablolar, grafikler veya duvar çizelgeleri etkili bir şekilde çalışır. Ayrıca Microsoft Excel veya Project gibi programları kullanır veya hatta özel yazılımlar geliştirirsiniz. Örneğin, toplam proje maliyetleri veya kalite kontrol sorunları gibi önemli bir konuya odaklanmak için bir program tasarlayabilirsiniz. Proje bilgilerinin kilit katılımcılar için kolayca erişilebilir olduğundan emin olun.
hususlar
Bazı projeler benzer bir amaca ulaşmak için birlikte çalışan farklı kuruluşlardan veya işletmelerden insanlar içerir. Bir ekip üyesinin izin alamaması veya zamanında malzeme temini yapamaması gibi proje risklerini sürekli olarak analiz edin. Proje koordinasyonu gerektiğinde hızlı bir şekilde uygulanabilecek acil durum planlarını içermelidir.
yönetim
Proje koordinasyon aşamaları, genel bir amaç oluşturma, temel görevleri planlama ve projeyi yürütme ve kontrol etmeyi içerir. Proje ilerlemesini değerlendirmek için farklı aşamalarda bir SWOT (güçlü, zayıf yön, fırsatlar, tehditler) veya STEP (sosyal, teknolojik, ekonomik ve politik) bir analiz geliştirin.
