Çek ve bakiye oluşturmak, bir işletmenin gelişmesine yardımcı olmanın en iyi yollarından biridir. Çek ve bakiye kullanan bir iş sisteminde, roller daha açık bir şekilde tanımlanmıştır. Çek ve bakiye oluşturmak, görevlerin ayrılmasını destekleyen bir muhasebe sistemi uygulamanıza olanak sağlar. İşinizde kontroller ve dengeler uygulamak, iç ve dış hırsızlığı tanımlamanıza yardımcı olur.
Daha önce bir tane yoksa, bir muhasebe yazılımı satın alın. Küçük işletmeler için popüler bir muhasebe yazılımı, Intuit QuickBooks muhasebe yazılımıdır. Muhasebe sisteminiz verileri hızlı ve doğru bir şekilde kaydedebilmeli ve analiz edebilmelidir. Muhasebe yazılımı basit ve kullanımı kolay olmalı, ancak işletmeniz genişledikçe genişleyebilmelidir.
Çalışanlar için açıkça tanımlanmış roller oluşturun. İşinizde çek ve bakiye oluşturmak için yapılacak en önemli şey, işleri mümkün olduğunca ayırmaktır. Nakit taşıma işleminden sorumlu veya şirketinizin satış noktası cihazını çalıştıran kişi, o gün için satışları sayan ve kayıt eden aynı kişi olmamalıdır.
Ayrı hesaplar, ödenecek hesaplardan alacak alacaklarını öder. Giden faturaların ve bordronun ödenmesinden sorumlu olan aynı kişi olması için teklif edilen faturalar ve hizmetler için ödeme almakla sorumlu olan kişinin istemesini istemezsiniz. Alacak hesaplarının ve hesapların birbirinin yerine geçebilmesi için görevlendirilmesi, ciddi nakit tahrifatına yol açabilir.
Satış elemanlarının hiçbir zaman envanteri yönetmesine veya bir satıcıdan malzeme sipariş etmesine izin verilmemelidir. Bir çalışanı malzeme veya sarf malzemesi satın almaktan ve diğeri de bitmiş envanteri optimum seviyede tutmaktan sorumlu yapan kontroller ve dengeler uygulayın.
Şirketinizin iç hırsızlık riskini en aza indiren envanter kontrolleri kurun. Satış noktası cihazınız, stok numaralarının doğru olduğundan emin olmak için muhasebe sisteminizle birlikte çalışmalıdır. Satışlar nakit olarak eldeki stoklarla kolayca eşleştirilmelidir. Uygun kontroller ve dengelerin oluşturulması, işletmenizin dolandırıcılık ve diğer yanlış kullanımlara maruz kalmasını en aza indirir.
