İşletme ve bilimde yaygın iletişim biçimlerinden biri rapor yazmaktır. İş ve teknik raporlar yazmak, yazma ve organizasyon becerileri, araştırma yetenekleri ve verileri yorumlama ve uzmanların henüz anlayabileceği bir uzman tarafından takdir edebileceği şekilde sunma yeteneğini gerektirir. Ticari ve teknik raporlar aynı unsurların çoğuna sahiptir, bu nedenle, ticari raporlar ve teknik raporlar arasındaki temel fark genellikle konudur.
Kitlenizi ve iş ve teknik bilgilerinizin nasıl yayılacağını belirleyin. Bir uzman grubu için yazıyor olsanız da veya iş uzmanlığınızı bir grup öğrenciyle paylaşsanız da, hedef kitlenizi bilmek bilgilendirici ve iyi karşılanmış bir raporun oluşturulmasında yardımcı olacaktır. Raporunuzun yalnızca yazılı bir iletişim şekli veya multimedya sunumu olup olmadığına karar verin. Sunuma yarar sağlayan teknolojiyi kullanıyorsanız, elbette raporunuzun bazı noktalarını göstermek için grafikler, slaytlar, videolar veya başka yollar kullanın.
İş raporları ve teknik rapor türleri hakkında araştırma yapın. Kendi iş iletişiminizde beklenen bilgi türünü tanımak için örnek raporları ve şablonları inceleyin.
Konunuzu ana hatlarıyla belirtin ve araştırma sürecine yardımcı olmak için alt konular ekleyin. Her bir bölüme odaklanmanızı sağlamak için bir taslak hazırlayın ve düzensiz bir sunum üretebilecek kıvrılmadan kaçınmanıza yardımcı olun. Tipik iş veya teknik raporlar aşağıdaki bölümleri içerir: giriş; nitelikler ve konu arka planı; Araştırma verisi; sonuçlar; ve gelecekteki düşünceler.
İşletmenizin veya teknik raporunuzun ilk temel bölümünü taslak olarak hazırlayın. Niteliklerinizi, ilgi alanlarınızı ve bilgilerinizin değerli olmasının nedenlerini açıklamakla başlayın. Kitlenizin bilgilerinizi nasıl kullanabileceğini veya verilerinizin nasıl yorumlanması gerektiğini açıklayın. Hedef kitlenize bulgularınızı nasıl algılayacağınızı ya da raporunuz hakkında nasıl fikir oluşturacağınızı söylemiyorsunuz. Bunun yerine, raporunuz bilgilerinizin içeriğiyle başlamalıdır. Örneğin, telekomünikasyonla ilgili işyeri eğilimleri hakkında yazıyorsanız, şirketlerin bulgularınızı telekomünikasyon düzenlemelerini formüle etmek için nasıl kullanabileceğini açıklayın.
Araştırma bulgularını ve verileri toplar. Araştırmanızı organize etmek son derece önemlidir, çünkü güvenilmez, güncel olmayan veya geçersiz bulgular sunarsanız izleyicileriniz uzmanlığınızı sorgulayacaktır. Verilerinizin özellikle konunuzla alakalı olduğundan emin olun ve anlaşılabilir bir şekilde yeniden yapılandırın.Hedef kitleniz sadece teknik ve ticari jargon hakkında derin bilgiye sahip uzmanlardan oluşmadığı sürece, araştırmanızı basit tutun. Görevlinin aşina olduğu terimlerle değiştirilen jargonu değiştirin ve araştırmanızı ilgi çekici bir şekilde özetleyin.
Sonuçlarınız ve raporunuzu ticari veya teknik süreçlere dahil etmenin önerilen yolları dahil, bulgularınız hakkında bir tartışma hazırlayın. Ayrık olmadan, bulgularınızı yenilikçi ve yaratıcı bir biçimde ifade edin. Ticari ve teknik raporlar bazen kalıcı ve muhafazakar olma konusunda ün kazanır. İleri görüşlü kitlelerin kullanabileceği verileri göstererek raporunuzun yaratıcı bir şekilde kullanılmasına ilham verebilirsiniz.
Belgenizin bölümlerini mantıksal sırada toplayın. Her bölümü tamamladıktan sonra kısa bir giriş yapın - genel taslağınızı gözden geçirme şansınız olduğunda bir giriş oluşturmak genellikle daha kolaydır. Girişiniz kısa ve öz olmalıdır - girişinizin amacı, izleyicinize işinize veya teknik rapor konunuza bir bakış açısı sağlamaktır.
Raporunuzu geliştirmek ve düzenlemek için kendinize zaman verin. Raporu bir kenara bırakmak ve bir veya iki gün sonra yeni bir gözle geri dönmek iyi bir fikirdir. Mümkünse, bir iş arkadaşınızdan taslağınızı incelemesini isteyin. Bilgilerinizin güvenilirliğine ve kullanılabilirliğine eklediğiniz tüm önerileri ekleyin.
