İster kurumsal bir geri çekilme, kongre veya başka bir özel etkinliğe ev sahipliği yapıyor olun, konuk konuşmacılar izleyicilerinize yeni bakış açıları ve uzmanlık avantajı sunabilir. Bir kontrol listesi düzenlemelerin organize edilmesine yardımcı olabilir, böylece her şey sorunsuz çalışır. Kuruluşun iyiliği için kontrol listesini alanlara ayırın: seyahat, finans, teknoloji, adres ve konuşmacı ihtiyaçları. Ev sahibi ve konuşmacı, etkinliğin hiçbir komplikasyonu olmamasını sağlamak için bu kategorilerde kontrol listeleri oluşturabilir.
Yolculuk planları
Ücretli veya gönüllüler olsun, misafir konuşmacılar genellikle konuşmaya katılırlar. Bu, uçak bileti ve otel gibi büyük seyahat planlarını veya basit bir araba yolculuğunu içerebilir. Düzenlemeleri yapmak ev sahibi kuruluşun görevidir. Konuşmacının nereden geldiğini, ne tür bir taşımaya ihtiyaç duyacağını ve varış ve ayrılış tercihlerini öğrenin.Ayrıca, konuşmacının bazı rezervasyonlar için gerekli olan doğum tarihi gibi ilgili bilgileri edinin. Ardından, kontrol listesine rezervasyon seyahatini içermeli - gerekirse bir otel rezervasyonu ve araba gibi kara taşımacılığı için düzenleme yapılmalıdır. Sözleşmeden birkaç gün önce tüm düzenlemeleri onaylamak için bir not ekleyin. Konuşmacıların kontrol listeleri, toplantı sahibine bilgi sağlamayı ve ayrıca ayrıntıları onaylamayı içermelidir.
Mali düzenlemeler
Ev sahibinin kontrol listesindeki öğeler, ödemenin konuşmacıya yapıldığının teyitini içermelidir. Çoğu zaman, konuşmacılara etkinlikten önce bir tutucu olarak bir kısım ve sözleşmeyi başarıyla tamamladıktan sonra bir kısım ödenir. Bu durumda, unutmamak için iki kontrol listesi maddesi hazırlayın. Konuşmacının finansal kontrol listesi, ev sahibine doğrudan ödeme için adres veya hesap numarası gibi tüm ilgili ayrıntıları sağlamanın yanı sıra ödemenin yapıldığını doğrulamalıdır.
Teknoloji İhtiyacı
Konukların çoğu konuşmacılarını adreslerinin bir parçası olarak kullanırlar. Konuk konuşmacılar, dizüstü bilgisayarlar, tepegöz projektör ve ekran, kablolar, işaretçi, mikrofon vb. Dahil, ihtiyaç duyabilecekleri her şeyin bir listesini yapmalıdır. Ev sahibi bu bilgileri talep etmeli ve herhangi bir problemi çözmek için güç kabloları, yedek dizüstü bilgisayarlar ve eldeki uzman bir kişi gibi pratik öğeler eklemelidir.
Konuşma ve Materyaller
Ev sahibi kuruluşlar, aradıklarını konuşmacıdan açıkça belirtmelidir. Bu, ele alınacak belirli bir konuyu veya adresin uzunluğu gibi daha pratik ayrıntıları içerebilir. Her şeyin bir listesini yapın ve konuşmacıya gönderin. Konuşmacı için bu kontrol listesi adresin sonlandırılmasını ve düzenlenmesini içermelidir. Konuşmacı ayrıca konuşmanın kopya kopyalarını ve PowerPoint gibi destekleyici materyalleri oluşturmayı da işaretlemelidir. Toplantı sahibi ve konuşmacı, konuşmacının, örneğin medya veya işaret dili tercümanı için adresin önceden bir kopyasını sağlayıp sağlayamayacağını belirlemek için önceden birlikte çalışmalıdır.
Konuşmacıya Bakım
Kontrol listesinin bu bölümü konuşmacı için değil ana bilgisayar içindir. Konuşmacınız etkinlik için VIP olarak kabul edilmelidir. Konuşmacının irtibat ve işleyicisi olarak hareket edecek bir kişi atayın ve konuşmacıya atanmış kişinin iletişim bilgilerini verin. Etkinlik günü, işleyicinin konuşmacıyı nerede karşılayacağını bildiğinden ve etkinlikte gerekli güncellemeleri ve önemli ayrıntıları sağladığından emin olun. İşleyici ayrıca konuşmacıyı organizasyondaki önemli kişilere tanıtmalıdır. Konferanstaki konuşmacının, podyumdaki su şişeleri gibi rahatlığını sağlayan unsurları ekleyin. Son olarak, olayı takip eden konuşmacıya - belki elle yazılmış bir not ya da çiçek aranjmanı ile - teşekkür etmek ve ödemeleri tamamlamak için kendinize hatırlatmak için kontrol listesi öğeleri ekleyin.
