Bir departman teklifi genellikle yeni veya genişletilmiş bir program, yeni bir hizmet veya departmanın bütçe tahsisatını harcamak için onay gerektirecek mevcut bir işi yapmanın farklı bir yolunu elde etmek için kullanılır. Karar vericinin zamanına saygı gösterecek kadar kısa, onay alabilecek kadar kapsamlı olması gerekiyor. Bir teklif, bir Teklif Talebine (RFP) bir cevap olabilir veya talep edilmeyebilir.
Teklif Hazırlama
Araştırmanı yap. RFP'yi veya departman teklif kılavuzunu iyice okuyun. Ne istediklerini bilin (biçim, uzunluk, bölüm sayısı). Talimatları tam olarak izleyin; doğaçlama yapmayın.
Teklifi kime sunduğunuzu bilin: CEO, yönetim kurulu veya bölüm yöneticisi. Teklifi kendi bakış açısına göre atmanız gerekecektir. CEO daha stratejik bir görüşe ihtiyaç duyacaktır, ancak müdür daha usule ilişkin detaylara ihtiyaç duyacaktır. Yönetim kurulu her ikisinden de oluşacaktır, bu nedenle her iki hedef de iyi belgelenmelidir.
Bölümün stratejik planını veya eşdeğerini okuyun. Teklifinizin stratejik bir hedefi veya kilit sonucu nasıl yerine getirdiğini göstermeniz gerekecektir. Diğer ilgili departman belgelerini, özellikle çalıştığınız bölgeye referans veren belgeleri okuyun.
Teklif Geliştirme
Çözeceğiniz problemin veya vereceğiniz hizmetin geçmişiyle başlayın. İhtiyacı tanımlayın veya ihtiyaç analizi yapın. Departman yapısı ve bu teklifin nereye uyacağına dair anlayışınızı gösterin.
Teklifinizin faydalarını tanımlayın - mümkünse nicel olarak. Güçlü yönleri ve fırsatları nicel olarak vurgulayın ve zayıf yönlere ve tehditlere çözümler gösterin. Göreceli maliyet ve faydalar açısından seçenekleri ve olası alternatifleri tanımlayın. Risk analizi yapın; yasal hususları dahil edin ve belirlenen risklere yönelik çözümleri belirleyin. Tercih ettiğiniz seçeneği belirtin ve nedenini gösterin.
Önerilen seçenek için gerekli olacak insan ve malzeme kaynaklarını hem sayı hem de maliyet açısından tanımlayın. Tüm iddialarınızın doğru olduğundan ve vaat ettiğiniz sonuçları sağlayacak kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun.
İşin zaman dilimini açıkça belirtin. Her ikisi de proje yönetimi aracı olan temel bir iş dökümü yapısı veya bir Gantt çizelgesi ekleyin. Eğer onlara aşina değilseniz, o zaman bir meslektaşı bulun. Sözlü olarak veya teklifte önemli ölçüde yardım sağlayan meslektaşlarınızın adlarını eklediğinizden emin olun.
Teklifi göndermeden önce, 24 saat ayırın. İyice okuyun ve zayıf yönlerini belirleyin; dilbilgisini sıkın. Güvendiğiniz birinden prova okumasını isteyin ve gerekirse yeniden yazın.
Bir yönetici özeti oluşturun. Bir sayfada veya daha az, teklifin önemli kısımlarını belirtin. Bunu ilk sayfa olarak koy. İkinci sayfa, doğru bir dizin veya içindekiler tablosu olmalıdır.
İpuçları
-
Şahsen sunacaksanız, sunumunuzu aynanın karşısında uygulayın ya da bir meslektaşınıza kuru çalışma olarak sunun.
Asla ya da asılsız iddialarda bulunamayacağınıza ya da iddiada bulunamayacağınıza asla söz vermeyin.
