İstihdam belgesi hazırlamak ortak bir insan kaynakları görevidir. Ancak, mevcut veya eski çalışanlarla ilgili bilgileri telefonla bildirmek iyi bir fikir değildir. Birincisi, arayanın kimliğini doğrulamanın bir yolu yok. Bir diğeri için, telefonla bilgi vermek, çoğu işletmenin sahip olduğu gizlilik kontrollerini ihlal ediyor. Daha iyi bir seçenek, çalışandan yazılı izin istemek ve ardından istihdam bilgilerini yazılı olarak sağlamaktır.
Neden İstihdam Sertifikası?
Kısmen mevcut veya geçmiş istihdama ve maaş bazında kararlar veren şirketler ve bireyler, bir çalışan tarafından sağlanan bilgileri doğrulamak için bir yola ihtiyaç duyarlar. En yaygın olanı bankalar ve diğer borç veren kurumlar, ev sahipleri, personel ajansları ve diğer potansiyel işverenlerdir. Borç verenlerin ve ev sahiplerinin genellikle sadece iş durumunu ve maaşları veya maaşları doğrulamaları gerekir. İşe alım şirketleri, devam, iş rolleri ve görevlerle ilgili bilgi talep edebilir. Doğrulama politikanız, şirketinizin ne kadar bilgi vermek istediğini belirler.
Standart Versus Versiyon Doğrulama
Bir çalışma sertifikasına dahil ettiğiniz bilgiler genellikle standart bir sertifika mı yoksa resmi bir sertifika mı oluşturduğunuza bağlıdır. Her iki sürüm de resmi şirket antetli kağıdında olmalı ve doğrulamayı veren kişinin tarihini, unvanını ve imzasını içermelidir. Bir ev sahibi talep edebileceği gibi standart bir sertifika, tipik olarak bir çalışanın adını, istihdam durumunu, mevcut iş unvanını ve yıllık baz maaşını içerir. Bir borç verene verilen resmi bir sertifika ayrıca çalışanın Sosyal Güvenlik numarasını ve noterden gelen resmi bir mühür veya mührü içerebilir.
Biçim ve Stil
İstihdam sertifikası standart düzende değildir. Standart 8,5 x 11 inçlik bir sayfa kağıt kullanarak, doğrulamanın geleneksel bir sertifika gibi görünmesini sağlamak için sayfa yönünü yatay olarak ve kenar boşluklarını 0,5 inç olarak ayarlayın. Yönlendirmeyi dikey olarak ayarlayın ve işletme mektubu görünümü için standart 1 inç kenar boşluklarını kullanın. İşletme adını ve iletişim bilgilerini içermesi gereken antetli kağıtları ortalayın ve ardından doğrulama bilgilerini girmeye başlayın. Sertifikayı bir tablo olarak biçimlendirebilir ve her bir bilgi parçasını ayrı, çift aralıklı bir satıra girebilirsiniz. Sol tarafta, “Çalışan”, “Mevcut Pozisyon” ve “Yıllık Gelir” gibi etiketleri girin. Sağ tarafa uygun bilgileri ekleyin.
Teslim seçenekleri
Teslim seçenekleri genellikle standart ve resmi sertifikalar için farklıdır. Standart bir istihdam sertifikası için çoğu işletme, bilgileri bir alıcıya postayla gönderir, fakslar veya e-postayla gönderir. Resmi bir sertifika bir Sosyal Güvenlik numarası içerdiğinde, çoğu işletme bilgileri ABD posta yoluyla gönderir. Ayrıca çalışanların kendi sertifikalarını almalarına ve teslim etmelerine izin verebilirsiniz. Sertifika verdiğiniz bir çalışana bildirimde bulunup bulunmamanız, işletmenizin büyüklüğüne ve bu hizmet için ne kadar istek aldığınıza bağlıdır.
