Yazılı bir teklif her zaman bir hizmet, ürün veya projeye olan ihtiyacı cevaplamayı teklif eder. Başarılı olmak için bir teklifin, hedef kitlesini teklif sahibinin nitelikleri, çözümü ve bütçesi hakkında bilgilendirmesi ve ikna etmesi gerekir.Talep edilen bir teklif tipik olarak, okuyucuların belirli bir düzen ve formatta talep ettiği spesifik bilgiler sağlar. İstenmeyen bir teklifin bazen okuyucuları bir gereksinimin bile var olduğuna ikna etmesi gerekebilir. Her iki durumda da, bir teklifin zorlayıcı bir başlangıcı, ortası ve sonu olmalıdır. Teklifinizin her bir bölümünü, okuyucularınızın önerilen çözümünüzü güvenle kabul etmek için bilmeleri gerekenleri kesin olarak sağlayacak şekilde düzenleyin.
Başlangıç
Teklifinizin "ön konusunu" oluşturun. Tipik olarak bu bir aktarma mektubu, bir başlık sayfası, bir içindekiler tablosu ve bir proje özeti içerir. Teklif özetiniz 100 ila 300 kelimelik bir özet veya bir sayfalık yönetici özeti şeklinde olabilir.
Teklifinize “Giriş” başlığı ile başlayın. Teklifinizin amacını ortaya çıkarın ve içeriğini önizleyin. Okuyucularınızla veya çeşitli bilgi kaynaklarıyla ilişkinizi tanımlayın. Okuyucularınızı çekmek için çözümünüzü, özellikle de yararlarını kısaca açıklayın.
Teklifinizin “Arka Planı” nı tartışın. Sorunu belirtin ve izleyicilerinizi tanımlayın. Sesli bir çözüm bulmak için konuyu birden fazla açıdan iyi araştırdığınızı gösterin. Yerinizi ve varsayımlarınızı açıkça belirtin ve teklifte kullandığınız temel terimleri tanımlayın.
Orta
“Çözümünüzü” tanımlayın. Okuyucularınıza, çözümünüzün neden baskı sorununu çözmenin en iyi yolu olduğunu gösterin. Çözümünüzün faydalarını ikna edici bir şekilde tartışın, tercihen taleplerinizi desteklemek için sert gerçekleri ve rakamları kullanarak.
Çözümünüzü uygulayacağınız “Yaklaşım” veya “Metodoloji” yi tanımlayın. İşi nasıl sıralayacağınız ve yöneteceğinize ilişkin bilgileri ekleyin ve kaliteli sonuçlar sunmak için yeterli emek ve kaynakları sağlayın. Kilit kilometre taşlarını ve kritik kontrol noktalarını gösteren bir program detaylandırın ve bir çalışma planı tüm katılımcıların zaman içinde katılımını gösterir.
Okuyucularınızın yeteneklerinize rahat ve güvende olmasını sağlamak için “Nitelikler” inizi listeleyin. Siz ve ekibiniz varsa, işi iyi yapmak için deneyiminiz ve geçmişiniz olduğuna dair kanıt sağlayın.
İhtiyacınız olan tüm kaynakları ve bunlara karşılık gelen maliyetleri listeleyen bir “Bütçe” detaylandırın. Emek, malzeme, ekipman, malzeme vb. Dahil olmak üzere çabanın toplam maliyetini hesaplayın.
Son
Çözümünüzün faydalarını yineleyen ve vurgulayan bir “Sonuç” ile bitirin. Cesaret verici, güvenle ve çekici bir şekilde onay isteyin. Gerektiğinde ek bilgi sağlama teklifi.
“Referanslarınızı” listeleyin. Teklifinizi geliştirmek için kullandığınız kaynakları belirtin.
Talepleri destekleyen veya teklifinizde yapılan açıklamaları gösteren ek dokümanlardan oluşan bir “Ekler” bölümü derleyin. Bunlar arasında elektronik tablolar, akış çizelgeleri, benzer projeler veya vaka çalışmaları, özgeçmişler, tavsiye mektupları, beyaz sayfalar vb.
İpuçları
-
Hedef kitlenizin bilgi ihtiyaçları, teklifinize neleri dahil edeceğini veya hariç tutabileceğinizi yönlendirmelidir.
Okuyucularınızın bir sorundan endişe duymasına, çözümünüzle ilgili heyecana yönlendirin. Maliyet bilgilerinizi güven verici niteliklerinizle paylaşın ve çözümünüzün heyecan verici fırsatlarından ve avantajlarından oluşan bir özetle takip edin.
Yukarıda belirtilen bölümlerin tümüne ihtiyaç duymayabilir ve hatta birkaç bölümden birini birleştirebilirsiniz. Buna karşılık, okuyucularınızın bilmesi gerekenleri tatmin etmek için yeni bölümler oluşturabilirsiniz. Örneğin, teklifinizle yakından ilgili olan çalışmaları tanımlamak için “Arkaplan” dan sonra bir “Literatür Taraması” bölümü ekleyin; veya, sözleşme varsayımlarınızı, beklentilerinizi veya istisnalarınızı belirtmek için “Nitelikler” den sonra bir “Sözleşme” bölümü ekleyin.
Kolay okuma için teklifinizi biçimlendirin. Her bir paragrafı ana noktanızla başlayacak veya bitecek şekilde hazırlayın, ortadaki kısmı detaylar veya örnekler için saklayın. Her paragrafın 10 satırdan uzun olmadığından emin olun. Okuyucunun bilgileri hızlı bir şekilde bulmasına yardımcı olmak için kilit noktaları italik hale getirin ya da altını çizin ve başlıklar ve alt başlıklar kullanın. Aksi belirtilmedikçe, baştan sona 10 ila 12 punto büyüklüğünde kullanın.
Yazım ve dilbilgisi hataları için teklifinizi kontrol edin. Mümkünse, teklifinizi yazdırmadan ve göndermeden önce gözden geçirmek için yeni bir göze bakın.
Gelecekteki tekliflerde şablonlar oluşturun ve başarılı tekliflerin geçerli bölümlerini uyarlayın.
