Potansiyel bir müşteri ile bir hukuk firması arasındaki ilk iletişim genellikle bir resepsiyonist tarafından yapılan telefonla yapılır. Sonuç olarak, firmanın resepsiyonistinin her zaman profesyonel ve kibar olması önemlidir. Profesyonellik korumak bazen, özellikle de günlük olarak yüksek hacimli çağrılara cevap veren resepsiyon görevlilerinde zor olabilir. Ancak bir hukuk bürosundaki aramaları cevaplarken her zaman izlemeniz gereken bazı ilkeler vardır.
İlk Çağrı Alma
Her aramayı, hukuk bürosunun adını ilan ederek, ismiyle tanımlayarak ve arayan kişiye nasıl yardımcı olabileceğinizi sorarak cevap verin. Örneğin, “Günaydın, bu X ve Y'nin hukuk bürosu, Jane konuşuyor, kiminle konuşuyorum?” Arayanı bir adla tanımladıktan sonra, “Bugün size nasıl yardımcı olabilirim Bayan Z” ve görüşmenin kalanı sırasında arayana isme göre bakın. Her arama sırasında not almanız, özellikle isimler konusunda yardımcı olabilir. Konuşma sırasında pozitif bir tonu koruyun, sabırlı olun ve öfkenizi asla kaybetmeyin. Jargon, argo veya “uh huh” ve “um” gibi kelimeler kullanmayın.
Arayanın İhtiyaçlarını Belirleme
Bir arayanı yakından dinlemek ve ihtiyaçlarını tanımlamak ve istenen bilgileri net ve özlü bir şekilde sağlamak sizin için çok önemlidir. Her arayan, gerekli bilgileri edinmede veya konuşacak doğru kişiyi bulmada yardım istemektedir.
Firmada Uygun Kişiye Yönlendirme Arayan
Arayan bir avukat tarafından en iyi şekilde sağlanan bilgileri talep ediyorsa, arayan kişiye başkasıyla konuşması gerektiğini ve ondan transfer için beklemesini isteyin. Çağrıyı aktarmak istediğiniz avukatla görüşün, arayanı ismiyle ilan edin, görüşmenin amacını açıklayın ve avukat varsa çağrıyı aktarın. Hiçbir arayan 45 saniyeden uzun süre bekletilmemelidir. 45 saniye sonra, arayana beklemeye devam etmek isteyip istemediğini, bir avukat varken geri aranmak isteyip istemediğini veya daha sonra tekrar aramayı isteyip istemediğini sorun.
Son Arama
Her aramayı sonlandırmadan önce, aramayı sonlandırmadan önce daha fazla yardım isteyip istemediğinizi sorun. Avukatlık bürosunu dikkate aldığınız için teşekkür ederiz. Bir yasal resepsiyonistin potansiyel bir müşteriyi bir hukuk firmasını işe almaya ikna etmesi nadiren mümkündür, ancak bir resepsiyonistin bir hukuk firması için müşterisini profesyonel olmayan, kaba veya nezaketsiz olarak kaybetmesi çok kolaydır.
