İşletmeler malzeme alma veya tamir işlerine duyulan ihtiyacı belirlediğinde, satın alan veya mal sahibi bir teklif - veya malların maliyet tahminini ve / veya belirli bir iş kapsamını isteyecektir. Sahip veya aracının en iyi satıcının yerini bulmak için rakip firmalardan bir teklif talep etmesi alışılmış bir durumdur. Kazanan yüklenici seçildiğinde, niyetlerinizin başarısız tekliflerini bildirmek profesyonelce kabul edilir. Satıcıların gelecekteki projeleriniz için teklif vermelerini isteyebileceğinizi unutmayın.
Arka fon
Profesyonel olarak teklif talebi (RFQ) olarak bilinen bir teklif almadaki ilk işlem, işin kapsamını özetlemektir. Satın alma aracısı gönderilen teklifleri gözden geçirip reddettiği için, hangi işin gerçekleştirileceğini ve beklenen sonucun ne olduğunu tam olarak bilmeniz gerekir; böylece bilgiler gönderen şirkete iletilebilir.
Mal sahibi veya alıcı aynı zamanda projenin neye mal olacağı konusunda bir fikir sahibi olmak isteyecektir. Bir ilçe hapishanesinde çatı onarımının 350.000 $ 'ın altında olması gerektiğini araştırır ve tahmin ederseniz ve tekliflerin tümü 500.000 doların üzerindedir - ayrıntıları gözden geçirmelisiniz. Gerçekçi olmayan bir bütçeye sahip olabilirsiniz veya teklif veren firmalar daha da pahalılaştırılabilir.
Red mektubu
Teklifler çok yüksekse, onları geri çevirin. Gelecekte bu şirketlerle iş yapmak isteyebileceğinizi hatırlatarak, merak etmekten vazgeçmek istemezsiniz. Standart bir form red mektubu göndermek profesyonel ve saygılıdır.
Yeniden Teklif Verme Talebi
Bir teklifin işaretlenmemiş olduğu durumlarda zaman olabilir. Belki satış temsilcisi veya yüklenici işin kapsamını yanlış anladı ya da işin bir kısmını elimine etmeye karar verdiniz. Yeniden teklif isteyen uygun bir mektup gönderin. Belgenizde teklif sahibine öneri, açıklama veya değişiklikler sunun.
Tümünü Reddetmek
Zaman zaman, tüm tekliflerin çok yüksek gelmesi mümkündür. Bu olduğunda, tüm teklif sahiplerine, tüm tekliflerin reddedildiğini bildiren bir mektup göndermeli ve yeni gönderilerin kabul edileceği bir tarih hakkında tavsiyede bulunmalısınız.
Spesifikasyondan Kaynaklanan Eliminasyon
Bazı şirketler, özellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar, çok ayrıntılı bir teklif sürecine bağlı kalmalıdır. Örneğin, Tennessee Üniversitesi, teklif sahiplerinin tekliflerini, teklif sahibinin adı, adresi, teklif numarası talebi ve yüklenici lisans bilgileri ile belirtilen bir zarf içerisinde sunmasını gerektirir. Belirtildiği şekilde ilgili bilgi eksikliği olan alıntılar alındığında, başvuruyu, başvuru sürecinin doğru bir şekilde takip edilmediğini açıklayan kısa bir form mektubu ile gönderin.
