Muhasebe çalışanları çok sayıda evrak işlerini idare eder ve bir dosyalama sistemi olmadan, ofis hızla karışıklığa neden olabilir. Muhasebe departmanlarının maaş bordrosunu ve diğer gizli bilgileri korumak için kilitli olanlar dahil birçok dosya dolabına sahip olması yaygındır. Mali dosyalara ve verilere erişim sınırlı olmalıdır - ofisler kamusal alanlarda bulunmamalıdır. Bir muhasebe sisteminin muhasebe ofisine uygulanması bazı zorluklar doğurur, ancak başarıyla yapılabilir ve departmanın verimliliğini arttırır.
İki tür dosya ayarlayın. Bir dosya dolabı veya çekmece, genellikle yıl sonunda saklanan günlük dosyalar içindir. Bu dosyalar gider ve gelir kaleminizin çoğunu içerir. İkinci dosya türü, zaman içinde erişilmesi gereken kalıcı veya uzun vadeli öğelerin saklanması ile ilgilidir. Örnekler, poliçeler ve prosedürler, sözleşmeler, sabit varlıklar, sigorta poliçeleri ve yıl sonunda atılmayacak diğer belgeler için dosyalar olabilir.
Türe göre dosya belgeleri. Giderler bordro ve diğer muhasebe alanlarından ayrı olarak dosyalanır. Karıştırıp eşleştirmeyin. Belirli işlemler harcamalar ve sabit varlıklar gibi birden fazla alana aitse, evrakın kopyalarını alın ve belgeleri her iki dosyaya da yerleştirin. Giderler satıcı isimlerine göre alfabetik olarak doldurulabilirken, sabit kıymet dosyaları satın alma tarihlerine göre sınıflandırılabilir. İşletmenize bağlı olarak, daha sonra banka mutabakatlarını kolaylaştırmak için makbuz veya mevduat tarihine göre gelir yedeklemesi yapılır.
Dosyalarınızla farklı renkler kullanın. Örneğin, tüm harcamalarınızı kırmızı klasörlerde, yeşil gelirle ve sarı klasörlerde sözleşmelerle dosyalayabilirsiniz. Bir gelir kalemi arıyorsanız, doğrudan yeşil klasörlere gidin, zamandan ve enerjiden tasarruf edin. Etrafında kırmızı bir dosya görüyorsanız, sorun ya da gecikme olmadan dosyayı doğru dosya dolabına taşıyabilirsiniz. Renk koordinasyonu dosyalamayı kolaylaştırır.
İpuçları
-
Anında dikkat etmeniz gereken öğeleri koyduğunuz ve bunu masanızda tuttuğunuz sıcak bir dosya oluşturun.
