Etkinlik planlamacıları işletmeler, kuruluşlar ve bireylerin başarılı etkinlikler planlamalarına yardımcı olmak için çeşitli kapasitelerde çalışır. Etkinlik planlamacıları düğün ve bebek duşlarından konferanslara ve fuarlara kadar her şeyi planlayabilir. Bir kolej derecesi veya resmi bir eğitim, bir etkinlik planlayıcısı olmak için zorunlu olmamakla birlikte, etkinlik planlayıcılarının müşterileri çeken başarılı işletmeleri yönetmelerine yardımcı olacak çeşitli beceriler ve planlama araçları vardır.
Organizasyon becerileri
Bir etkinlik planlayıcısı olmak istiyorsanız, planladığınız etkinlik türlerinden bağımsız olarak, organizasyon becerilerinizin kusursuz olmasını sağlayın. Bir olayı bir araya getirmek aylarca planlama ve hazırlık gerektirir. Etkinlik planlamacıları, bir mekan seçmekten catering rezerve etmeye kadar etkinlik detaylarını organize etmelerine yardımcı olmak için zaman çizgileri oluşturur. Birlikte çalıştıkları her satıcıyla yapılan sözleşmeleri takip etmek ve satıcıları ve müşterileri planladıkları etkinliği etkileyebilecek herhangi bir değişiklik hakkında bilgilendirmek zorundadırlar.
Müzakere Becerileri
Etkinlik planlamacıları, etkinlikleri düzenlerken satıcılarla müzakere etmek için çok zaman harcarlar. Müşterilerinin bütçesinde bulunan müşterileri için adil fiyatlar almaya çalışırlar. Bir etkinlik planlayıcısı bir catering şirketi, etkinlik alanı, bir basım şirketi veya grafik tasarımcı ile pazarlık edebilir.
Araştırma becerileri
Temalara dayalı etkinlikleri planlarken, en iyi fiyatlı satıcıları tespit ederken veya etkinliğin hedef kitlesinin hangi medyadan düzenli olarak bilgi ve haber alacağını belirlerken araştırma becerileri faydalıdır. Bir mekan aramadan olay katılımcılarını cezbetme yollarını belirlemeye kadar, olay planlamacılarının araştırma yürütmede yetenekli olmaları gerekir.
Niş ve Hedef Pazar
Nişlere sahip etkinlik planlamacıları, hizmetlerini belirli bir müşteri türünü karşılayacak şekilde uyarlama konusunda büyük başarı elde ediyorlar. Bir niş seçmek aynı zamanda kendinizi bir uzman olarak konumlandırmanıza yardımcı olur. Birkaç isim vermek için kurumsal, sosyal veya politik etkinlikleri planlama seçeneğiniz var. Örneğin, düğün planlamacıları, nişanlanmalardan düğünlere kadar olan olayları koordine eder ve gelinin düğünle ilgili etkinlikler için birincil kaynağı olarak görev yapar. Niş etkinlik planlayıcıları, uzmanlık alanlarındaki satıcılarla ilişkiler kurar, böylece müşterilerine önerecekleri kaliteli satıcılar olur.
Sigorta
Etkinlik planlama işinizi hata ve eksiklik sigortasıyla koruyun. Olay planlama dünyasında, belki olay ile, yer veya satıcılar dava açabilir. İşletmeniz için sigorta satın alarak davalarla ilgili ücret ve masraflardan kaçının.
Verdiğiniz hizmetleri belirten ve borcunuzu ayrıntılandıran bir hizmet sözleşmesi oluşturmak için bir avukatla birlikte çalışarak kendinizi daha fazla koruyun.
Eğitim ve Tecrübe
Bir etkinlik planlamacısı olmak için kolej derecesine veya sertifikasına ihtiyacınız yoktur, ancak eğitim yalnızca beceri kümenizi artırabilir. Birçok etkinlik planlayıcısı, endüstriyi araştırıp stajyer olarak çalışarak ve giriş seviyesi etkinlik koordinasyon pozisyonlarıyla başlayarak öğrenir. Etkinlik planlama, pazarlama, yönetim, operasyonlar, halkla ilişkiler ve kitle iletişiminde eğitim, bir etkinlik planlayıcısı olmanıza yardımcı olabilir.
