Pek çok muhasebe alt bölümüyle, organizasyon açısından ve neye izin verilip verilmeyeceği konusunda katı ve hızlı kurallar ve düzenlemeler vardır. Muhasebe Bilgi Sistemleri ile durum böyle değil. Bir AIS'nin ne olduğu ve ne olmadığı hakkında çok fazla görüş var. AIS'ı diğer bilgi sistemlerinden ayıran, bir şirketin yönetimi ve muhasebecilerine uygulanan yasal ve profesyonel yükümlülüklerdir.
Bilgi Akışları
Bir AIS'nin özelliklerinden biri bilgi akışıdır. Burada, üstte yönetim, hemen altında yönetim, bunun altında işlem yönetimi ve bilgi akışının temelini temsil eden işlem personeli ile bir piramit kullanımı gösterilmektedir. Şirketin performansı ile ilgili bilgiler, personel aracılığıyla tüm yönetim seviyelerine doğru kaymaktadır. Üst yönetim, aldığı bilgiden şirket hissedarlarına veya sahiplerine karşı sorumludur. Şirketin performansıyla ilgili bu bilgilere katkıda bulunmak, operasyon personelinin günlük iletişim kurduğu müşteriler ve tedarikçilerdir. Bu bilgilerin kullanılmasıyla, üst yönetim şirketin bütçesiyle ilgili bilgileri filtreler ve müşteriler ve tedarikçilerle günlük etkileşimlerin nasıl değiştirileceği veya iyileştirileceği hakkındaki talimatları filtreler. Tedarikçilerden ve müşterilerden gelen bilgiler dış bilgi akışı olarak bilinir. Personelden yönetime ve yönetimden personele olanlar iç bilgi akışı olarak bilinir.
İşlemleri işleme
AIS'in bir diğer özelliği işlemlerin yapılmasıdır. Bir AIS iki farklı işlem türünü işler. Bir ticari kuruluşun varlıklarını veya özkaynaklarını etkileyen, doğası gereği herhangi bir işlem olan finansal işlem. Finansal olmayan işlem, parasal olarak ölçülmese de, şirketin genel muhasebe sağlığını etkileyebileceği bir karardır. Örneğin, şirket mevcut bir tedarikçiden gelen fiyatlarda önemli bir artış nedeniyle tedarikçileri değiştirmeye karar verirse, doğrudan etki ilk sıraya kadar doğada finansal değildir.
Üst yönetimin karar vermesini etkilemek amacıyla tüm işlemler Muhasebe Bilgi Sistemine girilir. Üst yönetim maliyetlerde, vergilerde veya potansiyel müşteri kaybında bir artışın farkındaysa, gelecekteki olayların olumsuz sonuçlarına karşı koymak için kararlar alınabilir.
AIS Model
Tipik bir AIS modeli bu özellikleri gösterir ve bilgiyi kullanmada üç farklı adımı içerir. İlk olarak veri toplama. Her üç adımın da en önemlisi olduğu kabul edilir, eğer hatalar tespit edilmezse sistem güvenilir olmayan bir çıktı oluşturabilir. Veri toplama sürecinin iki ana gereksinimi, kullanılan verilerin hem ilgili hem de verimli olmasıdır. Veri toplama aşamasında, sistemdeki alakasız tüm gerçekleri filtrelemek için verilerin alaka düzeyinin ölçülmesi gerekmektedir. Verimlilik, aynı veri kümesinin yalnızca bir kez toplanmasını içerir. Bunu yapmamak gereksiz veriye yol açmaktadır. İkinci adım, veri işlemede veya verilerin şirketin finansal kararlarıyla ilgili kararlar alabileceği şekilde düzenlenmesi girişimidir. Bir örnek, gelecekteki satış beklentilerini tahmin etmek için satış verilerini kullanmak olabilir. Bu beklentilere dayanarak personel ihtiyacı konusunda kararlar alınabilir. Üçüncü adım, karar vermeye yol açan gerçek bilgi üretimidir. Kararın finansal veya finansal olmayan işlemlere dayanıp dayanmadığı, karar işletmenin günlük işlemlerini ve muhtemelen şirketin mali görünümünü etkileyebilir.
