Bir muhasebe bilgi sistemi, tüm verileri ve rakamları bir kuruluşun mali kayıtlarından alır ve bunları düzenli bir yapıya sokar. Muhasebe bilgi sistemi üç temel fonksiyona hizmet eder: veri toplamak ve işlemek, kurum içindeki karar vericilere bilgi sağlamak ve muhasebe personelinin bilgileri doğru şekilde kaydettiğini ve verileri koruduğunu görmek.
Toplama ve İşleme
Bir muhasebe bilgi sisteminin tahsilat aşamasında, muhasebeciler veya muhasebeciler diğer işlemlerin yanı sıra nakit satışlardan, alacaklardan, nakit alımlardan, borçlardan ve bordrolardan veri toplar ve kaydeder. Bilgisayarlı sistemlerde, yazılım programı tüm borçları ve kredileri eksiksiz bir bilgi yönetimi veritabanında işler.
Yönetim Raporları
Muhasebe personeli, satış ve pazarlama yöneticileri, üretim yöneticileri, finans yöneticileri ve tüm bölüm başkanları gibi kuruluş içindeki karar vericilere raporlar dağıtır. Yönetim, organizasyonun mevcut operasyonlarını ve mali durumunu analiz etmek ve planlarını yapmak ve gelecek için hedefler belirlemek için muhasebe bilgi sisteminden üretilen bilgileri kullanır. Örneğin, sistemden oluşturulan bir bilanço, kurumun belirli bir zamanda finansal olarak durduğu yönetimi, sahipleri, alacaklıları ve yatırımcıları gösterebilir.
Doğruluk ve Güvenlik
Sisteme erişimi en iyi olan kişilerin sayısını sınırlamak, bir muhasebe bilgi sisteminin üçüncü işlevini yerine getirir - işletmenin doğru verileri güvenli bir şekilde tutmasını sağlamak. Örgütün liderleri bunun kim olacağına karar vermelidir. Örneğin, eğitimli katipler, muhasebeciler veya muhasebeciler sisteme veri girmek ve verileri girmek ve raporlar oluşturmak için erişim gerektirir. Kurumun hem iç hem de dış diğer ortakları, genellikle verileri manipüle etmeye gerek duymazlar.
Sistem Türleri ve Dahil Olanlar
İşletmeler genellikle en küçük kuruluşların dışındaki tüm muhasebe sistemlerini bilgisayarlaştırır. Bilgisayar kullanıcıları, hesaplamaları tamamlayan ve girişleri uygun kategorilere sınıflandırıp dosyalayan yazılım programlarına veri girerler. Sistem daha sonra kullanıcının isteğine bağlı olarak çeşitli rapor türleri oluşturabilir. Bilgi sistemi, muhasebe döngüsündeki tüm adımları içerir ve iş emirleri, faturalar ve finansal tablolar gibi işlemleri kanıtlayan basılı evraklar sistemin bir parçası haline gelir. Az sayıda işlemin gerçekleştiği anne-pop operasyonu gibi daha küçük işletmelerde, işletme muhasebe bilgi sistemini manuel olarak tutabilir. Yine, muhasebeci tüm muhasebe döngüsünü kullanır ve sonuçlardan el ile raporlar oluşturur.
