Çok sayıda satın alma prosedürü ve süreci var, ancak tüm satın alma departmanları için ortak olması gereken bazı prosedürler var. Bunlar arasında tedarikçi seçimi, bilgi talep etme, teklif teslimi, teklif değerlendirmesi, sözleşme ödülü ve muayene sayılabilir..
Tedarikçi seçimi
Kuruluşlar genellikle, satın alma departmanı tarafından tutulan tercih edilen onaylı tedarikçiler listesine sahiptir. Bunlar seçim sürecinde olan ve bir şirketin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan şirketlerdir.
Bilgi İstemek
Mevcut tercih edilen tedarikçilerin tedarik edemediği ürünleri satın alma zorunluluğu varsa, bir şirket genellikle piyasayı araştıracaktır. İhtiyaç, teklifte bulunacak olan seçili tedarikçilere gönderilecektir. Düşük değerli talepler için, tanımlanmış tedarikçilere bilgi için gayri resmi bir talep veya fiyat teklifi talebi gönderilir. Daha yüksek değerli kalemler için, tam bir ihale süreci takip edilecektir. Bu, kesin sözleşme ödülüne olan ihtiyacın belirlenmesinden itibaren altı aya kadar sürebilir.
İhale İadeleri
Tedarikçilerden genellikle tekliflerini belirli bir zaman ve tarihe göre adlandırılmış bir memura iade etmeleri istenir. Teklifler, tedarikçinin sunduğu hizmet veya malların bir tanımını, gerekli işi yürütmek için önerilen maliyeti veya gerekli sarf malzemelerini, şirket finansal bilgilerini ve satın alma organizasyonunun potansiyel tedarikçiden istediği herhangi bir soruyu içerebilir.
Teklif Değerlendirme
Teklifler / teklifler iade edildikten sonra, bir satın alma organizasyonu genellikle geri dönüşleri değerlendirmek, bir sözleşme kararı almak ve hem başarılı hem de başarısız tedarikçileri bilgilendirmek için belirli bir süreye sahiptir. İhale dokümanlarının gönderilmesinden önce, bir satın alma organizasyonu, adayların işaretleneceği ve derecelendirileceği bir puanlama kriteri geliştirecektir. Fiyat ve kalite gibi hususlar olağan puanlama kriterleridir.
Sözleşme ödülü
Teklifler değerlendirilip puanlandıktan sonra, tedarikçilere bir onay veya red ile bildirilecektir. Başarılı tedarikçilere ayrıca yazılı olarak bildirilir. Başarısız olan tedarikçilere bilgi alma şansı sunmak en iyi yöntemdir. Bu, tekliflerinin neden seçilmediğini bulmalarını ve gelecekteki teklifleri daha iyi anlamalarını sağlar.
Sözleşme Sonuç
Hizmet / tedarik sağlandıktan sonra, satın alma organizasyonu kalite, miktar ve şartnamenin karşılandığını kontrol edecektir. Bu noktada kuruluş ödeme yapacaktır. Çoğu durumda, satın alma organizasyonu ile tedarik organizasyonu arasında sözleşme sonrası bir toplantı yapmak standart bir uygulamadır. Her iki tarafa da geri bildirimde bulunma ve gelecekteki müteahhitlik faaliyetleri için ölüm sonrası bir belge geliştirme fırsatı sunar.
