Satın alma, diğer bölümlerin ihtiyaç duyduğu malzeme ve malzemelerin verimli bir şekilde tedarik edilmesini sağlayan bir şirketin finansal bölümündeki bir birimdir. Her departman için sipariş edilen her şey satın alma departmanından geçmelidir. Şirketler farklı satın alma yönergelerine sahip olsalar da, tüm şirketlerin standart satın alma prosedürleri vardır.
Satın alma siparişleri
Her departman tarafından talep edilen her hizmet, malzeme veya malzeme satınalma siparişi olarak sunulmalıdır. Bu satınalma siparişi, satıcıya veya tedarikçiye doğru miktarın ödenmesini sağlayan bir muhasebe numarasıdır. Rakam ayrıca, istenen kalite ve miktarda olduğu gibi zamanında ve zamanında alındığından emin olmak için siparişi izler. Satınalma siparişi, siparişin tesliminden sonra şirketi faturalandırırken satıcı veya tedarikçi tarafından da kullanılır.
Satın Alma Teklifleri
Satın alma departmanı, talep edilen ürün, hizmet veya sarf malzemelerini bulmaktan sorumludur. Bir satın alma aracısı farklı tedarikçiler bulur, teklif talep eder ve hangi tedarikçinin departman taleplerinin gereksinimlerini karşıladığına karar verir. Satın alma prosedürü, satın alma departmanının tedarikçilerinden ve satıcılarından teklif talepleri yapma sürecini ana hatlarıyla belirtir. Her departman yöneticisi, satınalma departmanına istenen tam madde, istenen öğelerin özellikleri ve ilgili departmanı işletmek için gereken miktar hakkında bilgi vermelidir.
İzleme Prosedürü
Departmanlar satın alma departmanına servis, sarf malzemeleri veya gereken malzeme hakkında bilgi verdikten sonra, satın alma temsilcisi sipariş boyunca siparişi izler. Siparişe atanan satın alma aracısı, bir değişiklik veya güncelleme olması durumunda satıcıya danışmalı ve sipariş alınana kadar izlemelidir. Ürün teslim alındıktan sonra, satınalma departmanı siparişin doğru ve anlaşmalı şartnamede olduğunu doğrular.
