Bir bordro sistemi, bordronuzu işleme aldığınız ortamdır, böylece gerekli federal ve eyalet gereklilikleri yerine getirilebilir. Özellikle, ABD Çalışma Bakanlığı, çalışanları doğru ve zamanında tazmin etmenizi gerektirir; İç Gelir Servisi, federal bordro vergi stopajını gerektirir; Devlet iş bakanlığı, eyalet iş yasalarını uygulamanızı gerektirir ve devlet vergi dairesi, devlet bordro vergi stopajını gerektirir. Bir bordro sistemi tasarlarken, ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçin.
Uygun sistemi belirlemek için bordro gereksinimlerinizi değerlendirin. Manuel sistem el ile bordro işleme gerektirir. Hata riski artar, bu nedenle yalnızca az sayıda çalışanınız varsa kullanın. Kurum içi bilgisayar sistemi, bordro yazılımı üzerinden işlem yapılmasını gerektirir. Bordro işlemeyi kolaylaştırmak için kullanın. Dış sistem, bordro görevlerinin bir bordro servis sağlayıcısına dış kaynak sağlamasını gerektirir. Bordro işleme görevlerinizi ortadan kaldırmak veya önemli ölçüde azaltmak istiyorsanız kullanın.
Seçtiğiniz sistem bu ise, manuel sistemi oluşturun. Bir ofis satış mağazasında standart zaman çizelgeleri satın alın veya bunları bir elektronik tablo veya ofis paketi programıyla oluşturun. Bir ofis satış mağazasından boş bordro çekleri satın alın veya banka çeklerinizi kullanın. Maaş çeklerini yazdırmak veya el yazısıyla yazmak için bir daktilo kullanın.
Bu sistem, ücret ve kesintileri manuel olarak hesaplamanızı gerektirir. IRS Circular E ile federal stopaj, vergi beyannamesi ve vergi depozito yasaları hakkında bilgi edinin. Devlet maaş bordrosu vergi yönergeleri için devlet gelir dairenize başvurun. Maaş almadan önce maaş bordrosunu üç-kontrol edin. Bordro raporlarının basılı kopyalarını gizli bir alanda dosyalayın.
Seçtiğiniz sistemdeyse, şirket içi bilgisayar sistemini kullanın. İhtiyaçlarınızı en iyi karşılayan bordro yazılımını satın alın. Örneğin küçük işletmeler QuickBooks kullanabilir, orta ölçekli şirketler Ultimate Software kullanabilir ve daha büyük şirketler Mangrove ile gidebilir. Saatli çalışanlarınızın düzenli bir zaman saati atmasını sağlayabilirsiniz, ancak Kronos gibi bilgisayarlı bir zaman saati sistemi, zamanı bordro yazılımına aktarmanıza izin verdiğinden daha verimlidir. Yazılım, ücretleri ve kesintileri hesaplar, doğrudan para yatırma işlemine olanak tanır, maaş çeklerini ve maaş bordrolarını yazdırır, sistemde yerleşik federal ve eyalet stopaj vergi tablolarına sahiptir ve bordro raporlarını kaydeder ve yazdırır.
Eğer o yolu seçerseniz harici sistemi kurun. Çoğu bordro servis sağlayıcısı, bordro saatlerinizi İnternet üzerinden yüklemenizi veya faks veya e-posta ile göndermenizi ister. Sağlayıcı maaş bordronuzu işler ve maaş bordrolarını ve maaş bordrosu raporlarını her maaş günü gönderir. Bazı şirketler, kendi lazer yazıcınıza raporlar ve ödemeler yazdırmanızı sağlayan sistemlerine çevrimiçi erişim sağlar.
Bu sistemi kurarken, sağlayıcı size hizmetlerini ayrıntılandıran karşılıklı olarak anlaşmaya varılan bir sözleşmeyi imzalamanız ve size fiyatlarının bir listesini vermeniz gerekir. Doğrudan para yatırma amacıyla, sağlayıcıya banka hesabınızı ve yönlendirme numaranızı verin. Sağlayıcı vergi ve menfaat işlerinizi yerine getirecekse, izin veren bir vekaletname belgesi imzalatmanız gerekir.
İpuçları
-
Üçüncü bir tarafın yaptığı vergi hataları için IRS ücretlerine tabi olabilirsiniz. Sonuç olarak, bordro servis sağlayıcısının çalışmalarını her zaman iki kez kontrol edin. Bordro sisteminiz için bir akış şeması oluşturun. Grafikte, seçilen sisteme dayanarak bordronuzun baştan sona işlenmesinde yer alan görevler gösterilmektedir.
